Qualité Référence n°66

PERFORMANCE MÉTIERS

PERFORMANCE MÉTIERS Dossier Le courriel, ce document qu’on oublie d’archiver… Les courriels professionnels sont des documents à part entière. Ils peuvent contenir des informations clés et engager la responsabilité de l’entreprise. Il est donc nécessaire sinon, indispensable de penser à les intégrer à la politique de gestion documentaire. Les courriels sont omniprésents dans les entreprises sauf… dans les archives. Lors de la mise en place d’une politique de gestion documentaire, une entreprise pense rarement à prendre en compte les messages électroniques que ce soit ceux émis ou reçus par les collaborateurs. Cet oubli est paradoxal étant donné l’importance prise par la messagerie électronique dans le monde professionnel. En effet, 38 % des collaborateurs reçoivent et traitent plus d’une centaine de courriels par jour. La conséquence de cette inflation de correspondances électroniques est par certains côtés, alarmante. Une grande partie du patrimoine informationnel d’une entreprise est désormais concentrée dans les comptes de messagerie électronique de ses collaborateurs. Cette situation peut générer des risques. Ainsi, lorsqu’un collaborateur est en déplacement, en vacances ou arrêté pour raison de santé, ses collègues ne peuvent évidemment pas accéder à sa messagerie, ce qui peut provoquer une déperdition d’informations. De plus, cette situation peut se révéler particulièrement dommageable lorsque les courriels sont susceptibles d’engager la responsabilité de l’entreprise. Un courriel a une valeur probante Depuis la loi du 13 mars 2000 en effet, un courriel, au même titre que tout écrit numérique, peut constituer une preuve juridique en cas de contentieux ou de litige. Conformément aux articles 1316-1 et 4 du Code civil, un courriel a la même valeur probante qu’un document imprimé. Il doit cependant remplir deux conditions : son auteur doit être clairement identifié, par exemple par l’utilisation d’une signature électronique et il doit être établi et conservé de manière à pouvoir en garantir l’intégrité, par exemple par le stockage dans un système d’archivage électronique (SAE). Mais la jurisprudence récente dans les domaines du droit où la preuve est libre montre qu’une entreprise peut se voir opposer un courriel même s’il ne répond pas à ces deux critères (Cf. Cour de cassation, 2e chambre civile, 27 novembre 2014, n°13- 27.797 et Cour de cassation Chambre sociale, 25 septembre 2013, n° 11-25.884). Il est donc nécessaire d’identifier de manière large les messages engageant la responsabilité de l’entreprise et les risques juridiques ou financiers qui en découlent. Pour une politique d’archivage des courriels L’objectif principal d’une bonne gestion des courriels est d’abord, de permettre d’identifier les documents engageants de l’entreprise et de garantir leur valeur probatoire et informationnelle ainsi que la pérennité de leur contenu, pendant la période où ils peuvent être utilisés. Elle vise également la réduction des coûts de stockage grâce à une gestion mieux maitrisée des volumes. Pour être efficace, la gestion des courriels doit combiner une organisation, Hervé Streiff, Locarchives des dispositifs techniques et un accompagnement des utilisateurs, levier indispensable à la réussite d’un tel projet. En résumé, la gestion des courriels est un projet d’entreprise qui doit être prévu, géré, planifié et administré comme tel. De par leur mission, les directions des systèmes d’information sont souvent les premières à tirer l’alarme en cas de saturation de l’espace de stockage dédié aux messageries et à demander aux utilisateurs de faire du tri dans leurs boites à lettres. Mais elles se cantonnent en général à l’aspect technique de leur mission, sans l’intégrer dans une réflexion globale sur la gestion documentaire de l’entreprise. C’est pourquoi il importe d’impliquer d’autres acteurs dans la gouvernance d’une politique d’archivage des courriels : la direction juridique, la direction des ressources humaines et surtout la direction générale puisqu’il s’agit d’un projet d’organisation transversal s’intégrant dans une stratégie globale de maîtrise des risques. Séverine Denys, responsable Archivage Electronique, Locarchives Hervé Streiff, responsable Conformité et Sécurité de l’Information, Locarchives QUALITÉ RÉFÉRENCES AVRIL 2015 PAGE 36

PERFORMANCE MÉTIERS Dossier Une externalisation responsable et solidaire ? Dans un contexte où les entreprises consacrent encore de 5 % à 15 % de leur chiffre d’affaires à la gestion de leurs documents imprimés, il paraît stratégique de passer du papier au support électronique et d’en passer progressivement par la dématérialisation. Mais pourquoi ne pas en profiter pour miser sur l’économie sociale et solidaire comme le suggère Algo’Tech Informatique. Depuis plus de 15 ans, Algo’Tech Informatique développe des solutions logicielles à valeur ajoutée qui permettent aux industriels de sécuriser leurs installations techniques et, plus particulièrement, leurs infrastructures électriques. Algo’Tech Informatique équipe aujourd’hui plus de 1 500 clients en France et à l’international, avec de l’ordre de 4 500 licences installées dans les secteurs de l’aéronautique, de l’automobile, de la chimie-pharmacie, des organismes de contrôle, des bureaux d’études, des centres hospitaliers, etc. De façon plus globale, Algo’Tech Informatique se positionne, notamment, comme un prestataire proposant des solutions de gestion documentaire et de dématérialisation de la documentation imprimée, dédiées aux services techniques et de maintenance. Depuis l’automne 2014, l’entreprise propose des prestations de service de mise à jour des bases de données documentaires ainsi que, de création et de reprise des schémas des installations techniques. Ces prestations sont réalisées en partenariat avec deux entreprises de l’économie sociale et solidaire : STEP, entreprise d’insertion située à Pau dans les Pyrénées-Atlantiques et FMS, entreprise adaptée et solidaire basée à Saint- Geours-de- Maremne dans les Landes. Ce partenariat revêt une important toute particulière pour Algo’Tech, les valeurs de solidarité faisant partie de la charte d’engagement de cette entreprise auprès de ses clients. A travers cette offre de service, elle souhaite permettre à ses clients d’améliorer la sécurité et le maintien en conditions opérationnelles de leurs installations techniques, tout en étant dans une démarche sociale et solidaire. L’objectif est d’améliorer la qualité, l’efficacité et les temps d’intervention des services de maintenance. C’est aussi pour les donneurs d’ordre des grandes entreprises, qui placent la RSE au cœur de leurs préoccupations, un choix éthique et responsable. Une nouvelle offre de services en dématérialisation La nouvelle activité de services développée en partenariat avec les entreprises locales d’insertion STEP et l’entreprise adaptée et solidaire FMS, est opérationnelle depuis l’automne dernier. Algo’Tech a déjà convaincu plusieurs clients, parmi les différentes entités du groupe Nestlé, EDF ou DSM, pour n’en citer que quelques-uns. Quatre personnes ont été recrutées et formées chez les partenaires et elles sont complètement opérationnelles à ce jour. En 2015, l’objectif est de déployer cette offre sur toute la base de clients et de constituer une équipe de dix personnes à temps plein chez STEP et FMS. « Nous offrirons ainsi à nos clients flexibilité et possibilité de faire face à des surcharges de travail grâce à l’intervention de professionnels aguerris dans le respect de valeurs de solidarité et ce, à des coûts compétitifs » déclare Jean-Michel Petolat, Jean-Michel Petolat, pdg d’Algo’Tech Informatique ancien de la direction de Capgemini et aujourd’hui président directeur général d’Algo’Tech Informatique. Kenny Bertonazi, directeur de l’entreprise d’insertion STEP, témoigne : « grâce au partenariat avec Algo’Tech, nous avons pu développer une activité qui restait jusqu’alors embryonnaire, le dessin technique. Cette nouvelle activité permet de pouvoir construire des parcours d’insertion plus qualitatifs en y associant, notamment, de la formation dispensée par Algo’Tech. Elle permet donc d’envisager une insertion plus durable de nos collaborateurs à l’issue de leurs deux années de travail dans notre entreprise. » Selon Cyril Gayssot, directeur de l’entreprise adaptée et solidaire, FMS : « notre collaboration avec Algo’Tech, à la fois complémentaire et collégiale, se déroule parfaitement bien. La montée en charge est progressive et maîtrisée. Aujourd’hui, nous arrivons à une phase de maturité, les premiers livrables ont donné entière satisfaction à nos clients qui ont qualifié notre travail comme étant du niveau d’un bureau d’études… A ce jour, nous avons créé deux emplois auprès de personnes en situation de handicap. D’un point de vue social, notre collaboration est une victoire ! » Thierry PIGOT QUALITÉ RÉFÉRENCES AVRIL 2015 PAGE 37