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DOSSIER UN MARCHÉ DES LOGICIELS EN ÉVOLUTION AVIS D’EXPERT De la GED vers l’ERP du service Qualité Le système documentaire Qualité est le pilier du système de management de la Qualité. Peu importe le secteur d’activité et la taille de l’entreprise, l’adoption d’une GED (Gestion Electronique Documentaire) au sein d’un service Qualité fait partie de sa transformation digitale. Pour Boris Legrand, une GED ne sert pas seulement à abriter et administrer la pyramide documentaire, elle peut être un atout pour toute l’entreprise et devenir un véritable outil du quotidien pour l’ensemble des collaborateurs. Tout l’enjeu réside alors dans le choix de la solution ainsi que son adoption par les collaborateurs. ©DR Boris Legrand, Expert Produit Logiciel QHSE et Risques au sein d’Isiware Boris Legrand Ingénieur diplômé en Sciences Informatiques, Boris Legrand intègre le groupe Isilog Isiware en 2009 en tant que consultant avant de prendre son poste d’Expert Produit. En tant que principal intervenant chez les clients en France et dans les DOM-TOM, il est très au fait des actualités du marché dans des domaines d’activités variés. Communicant, il anime régulièrement des webinaires sur la gestion de la qualité. Quel que soit le domaine d’activité des entreprises, le service Qualité est, sans aucun doute, le plus consommateur en matière de documentation, d’archivage et de recherche documentaire le conduisant de fait souvent à souhaiter l’acquisition d’une GED. Au-delà du classement de documents, la recherche est aussi une fonctionnalité très demandée par tous les collaborateurs de l’entreprise, et pas seulement par le service qualité. Tous ont, en effet, besoin d’accéder facilement et rapidement aux informations utiles, où qu’ils se trouvent. N’oublions pas non plus que le service Qualité a pour rôle de diminuer les coûts en réduisant les non-conformités et en améliorant la satisfaction client. Mission pas toujours facilement reconnue tant il est difficile de démontrer le gain financier et le ROI direct. Il est donc important pour les responsables Qualité de faire la preuve de l’utilité d’un logiciel et de sa rentabilité. Intégrer une GED dans un système de pilotage du service Qualité qui pourra ensuite étendre son périmètre au reste de l’entreprise est plus facile à entendre du point de vue de la direction. Aussi, la GED doit absolument s’inscrire dans un système de management intégré (SMI). Cela étant acté, elle pourra alors naturellement évoluer, devenant un véritable ERP du service qualité, dont la première étape sera la mise en place de cet archivage digital. LA GED DOIT DEVENIR LE SYSTÈME NERVEUX DU SERVICE QUALITÉ Afin d’atteindre cet objectif d’ERP de la Qualité, il faut commencer par choisir une GED qui sera capable d’évoluer en ce sens. Celle-ci doit permettre le déploiement de modules complémentaires dédiés et adaptés aux besoins de la qualité permettant ainsi de lier les informations entre elles. On peut considérer qu’une GED devient un ERP qualité à partir du moment où elle intègre des processus qualité comme les plans d’actions. Ainsi, il sera possible, à terme, d’identifier les risques et de les lier à un processus. En alimentant les données dans l’outil, les responsables qualité ont accès à plus d’informations qui impactent la dynamique d’amélioration continue de la qualité. Qui dit qualité, dit audit. Avec un système capable d’intégrer les audits internes et de les lier à la GED et les processus, on peut facilement identifier l’origine des écarts ou non-conformités qui viendront directement alimenter un plan d’action global. Le lien entre ces éléments est alors mis en évidence et évite les doublons : c’est un gain de temps et d’efficacité qui peut s’avérer crucial pour les responsables qualité. Plus le système sera nourri, plus les bénéfices 26 I QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°90 • Septembre - Octobre - Novembre 2021

UN MARCHÉ DES LOGICIELS EN ÉVOLUTION DOSSIER L’objectif d’une GED dans un service qualité : aider les collaborateurs dans leur travail ©AdobeStock apportés au service qualité seront visibles et iront irriguer de manière transverse les autres services. La solution est ainsi plus proche d’un ERP capable de piloter la qualité dans toute l’entreprise, à l’instar d’un ERP de production. L’étape d’après ? Arriver à relier production et qualité… mais c’est encore une autre histoire ! LA TRANSFORMATION DIGITALE NE DOIT PAS CHANGER LA MANIÈRE DE FAIRE DES UTILISATEURS Si le mot d’ordre aujourd’hui est la transformation numérique des organisations, et que les capacités de cette dernière semblent infinies, il existe pourtant un point essentiel qui me semble souvent oublié. Est-ce à l’entreprise de s’adapter au logiciel ou au logiciel de s’adapter à l’entreprise ? Dans le cas de l’adoption d’une GED qualité, comme pour tout autre système informatisé, je pense que tout logiciel doit pouvoir s’adapter aux processus d’une entreprise tout en permettant de les optimiser. Cet argument À propos d’Isiware • Plus de 15 ans d’expérience dans l’édition et l’intégration de solutions dédiées à la Qualité et la gestion des Risques • Plus de 15 000 utilisateurs en France et en Europe tous types de secteurs confondus • Certifiée ISO 20000-1, ISO 9001 - Logiciel certifié NF Logiciel. est, pour moi, un critère essentiel de choix d’une solution. Premièrement, cela passe par l’UX - l’ergonomie de l’outil - mais aussi par ses capacités de personnalisation et d’administration. Deuxièmement, son évolutivité, soit sa capacité à développer des fonctionnalités supplémentaires - qu’elles soient déjà existantes dans le système ou en mesure d’être créées. Ces critères sont des points qui permettront à chacun, sans être DSI, de pouvoir choisir le logiciel qui conviendra le mieux à son propre besoin. La dernière étape essentielle à laquelle prêter attention, notamment pour un service qualité, est le fait que la solution choisie soit certifiée norme NF Logiciel gage officiel, à mon sens, de la conformité du produit (fiabilité de conception, qualité des tests, présence de la documentation associée, protection et sécurité des données). Pour moi, c’est une vraie preuve de confiance ! ● Boris Legrand QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°90 • Septembre - Octobre - Novembre 2021 I 27