Qualité Références n° 76

DOSSIER BPM/GED au

DOSSIER BPM/GED au service du responsable Qualité Cela permet, en effet, de réduire les coûts de stockage. De plus, les sociétés automatisent certaines tâches et gagnent en productivité. Autre conséquence : la satisfaction des collaborateurs qui sont déchargés de tâches sans valeur ajoutée : (la saisie manuelle des factures est remplacée par la scannérisation et l’indexation automatique des documents par exemple). O.L.P. : Une solution de GED bouscule les habitudes de travail. Cette conduite du changement se traduit par un accompagnement de nos référents dans leur démarche de communication et de transformation. Les utilisateurs finaux, quant à eux, ne sont pas formés tant le produit est simple et intuitif. Une solution de Kentika. Q.R. : Quelles sont les répercussions de l’utilisation des solutions de GED sur les organisations ? P.E. : - Réduction des coûts liés aux documents papiers : coûts du papier et de l’impression, coûts liés au temps de recherche et d’archivage d’un document papier, coûts postaux vs envoi par email - Accessibilité : la GED est accessible partout grâce à un accès Full-Web, et plusieurs collaborateurs peuvent y accéder simultanément - Productivité : l’amélioration de la traçabilité et de la fluidité de circulation des documents permet en soi des gains de productivité -Développement d’une démarche qualité : le respect des normes de qualité impose une traçabilité et contraintes légales en matière d’archivage - Mise en place d’une démarche RSE (Responsabilité Sociétale et Environnementale) en limitant la consommation de papier G.B : Les documents enregistrés dans une application de GED sont généralement partagés. Une bonne prise en compte de la collaboration inter-services est indispensable. I.F. : La première répercussion est la réduction des coûts parce que les entreprises numérisent leurs documents papier, dématérialisent leurs processus et centralisent les données. Q.R. : Quels sont les bénéfices des solutions de GED ? P.E. : Elles permettent la transparence et la maitrise de l’ensemble des processus propres au cycle de vie d’un document : acquisition de la documentation papier ou numérique, classification et stockage grâce à un système de gestion performant, diffusion sous différents formats (via un courrier, un email ou un extranet) et gestion de l’Archivage électronique. G.B : Gain de productivité, efficacité, exclusivité, pérennité : une amélioration globale de fonctionnement. Certaines organisations ont évalué des gains de productivité pouvant aller jusqu’à 40%. I.F. : Le gain de productivité est indéniable. La satisfaction des clients est un autre bénéfice concret, grâce à la maîtrise des processus qualité et à un traitement plus rapide et efficace. O.L.P. : La centralisation des documents dans une application unique et le gain de temps induit sont les bénéfices les plus immédiats. Les utilisateurs et le responsable qualité peuvent se concentrer sur leur cœur de métier. Chez QualNet, nous sommes convaincus que la gestion documentaire doit être au service des processus métiers. Q.R. : Quels sont les freins et les points de vigilance dans l’utilisation des solutions de GED ? P.E. : Freins : la résistance au changement des habitudes de travail et le manque d’implication des responsables fonctionnels. Vigilance : Le facteur humain se positionne en première ligne, l’adhésion des utilisateurs est essentielle afin de d’assurer le succès. 42 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°76 • Février-Mars 2018

BPM/GED au service du responsable Qualité DOSSIER G.B : Les organisations des solutions de GED en silos étanches ne permettent pas une circulation fluide. Le référentiel d’indexation doit proposer une ouverture telle que chaque service sera en mesure de collaborer autour de ressources partagées. De plus, la redondance de documents est un ennemi de premier ordre : c’est en général la conséquence de GED trop cloisonnées. « Beaucoup de sociétés se posent des questions sur la sécurité et la confidentialité des documents et données stockés dans le Cloud, ou face à la complexité des solutions On premise intégrées en interne. » Irina Faron I.F. : La culture du papier reste encore assez forte dans certaines entreprises qui ont des difficultés à passer le cap de la GED. Il peut aussi y avoir une certaine crainte face au changement des méthodes de travail de la part des collaborateurs. Beaucoup de sociétés se posent des questions sur la sécurité et la confidentialité des documents et données stockés dans le Cloud, ou face à la complexité des solutions On premise intégrées en interne. Par ailleurs, un nombre important d’entreprises travaillent en silo et n’ont pas de workflow. O.L.P. : Ils varient selon le profil des personnes qui utilisent l’outil. Pour les utilisateurs finaux qui consultent les documents, le GED doit être intuitive. Pour les responsables qualité, l’administration et le paramétrage doivent être souples. L’adoption de l’outil est finalement le reflet de l’appropriation par les collaborateurs du SMQ. Q.R. : Quelles sont les conséquences de l’emploi de GED sur le travail du professionnel de la qualité ? P.E. : Le développement d’une démarche qualité, le respect des normes et contraintes légales. G.B : Une rigueur accrue imposée de fait par l’utilisation d’un référentiel accessible à tous les acteurs concernés. Une bien meilleure visibilité de ses « productions » et réduction des risques d’erreurs qui découleraient de ressources mal utilisées. I.F. : La GED peut faciliter la mise en place de processus de conformité. En outre, beaucoup d’entreprises travaillent sur la mise en application du règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD) qui entrera en vigueur le 25 mai 2018. Cela permettra d’aider les responsables qualité à mettre en place les processus automatisés de traitement, de validation et de diffusion des documents. Par exemple l’envoi automatique d’emails, l’envoi d’alertes rappelant l’échéance d’une tâche à réaliser… Ils peuvent également fiabiliser le traitement des écarts et non-conformités, en traçant les enregistrements, et automatisant l’affectation, le suivi et la relance des actions correctives et préventives. Dans le cadre d’audits, ils peuvent planifier l’organisation et le suivi, donner accès aux auditeurs aux documents, mettre en place des questionnaires en ligne… Enfin, les tableaux de bord et les interfaces sont, en effet disponibles via les interfaces de GED. O.L.P. : Intraqual DOC a été spécialement conçu pour les professionnels de la qualité : délégation de la rédaction aux responsables de processus, indicateurs de suivi, automatisation des diffusions, autant de fonctionnalités qui permettent d’aborder les audits en toute sérénité. Le responsable qualité peut se concentrer sur le pilotage et la cohérence documentaire de l’organisation. Q.R. : Quel est votre nouveau produit ou votre dernière version de solution de GED ? P.E. : Agilium GED, SMQ Doc, Viflow DMS. G.B : Kentika BOX : une solution générique permettant de prendre en charge ses besoins de GED. Evolution possible vers Kentika Entreprise, solution résolument multi-services pouvant aller jusqu’à la prise en charge de la « gouvernance de l’information ». I.F. : Locarchives est un prestataire de services et éditeur d’une solution de système d’archivage électronique. Nous distribuons les solutions de GED (Docuware et OnBase d’Hyland) en les intégrant dans des plateformes de dématérialisation. Notre expertise porte principalement sur le document, numérique et physique, et les processus. A ce titre, nous accompagnons nos clients et prospects en tant que prestataire de services et proposons les interconnexions avec notre propre système d’archivage électronique. O.L.P. : Nous commercialisons actuellement la V9 d’Intraqual DOC. Nous avons récemment mis en place une connexion automatique avec une plateforme d’horodatage. Notre Club utilisateurs est aussi une source précieuse de remontées d’usage pour faire évoluer régulièrement notre solution. Q.R. : Quels sont les atouts de ces nouveaux produits par rapport à ceux qui existent sur le marché ? P.E. : Leurs atouts : un pilotage par le moteur de processus Agilium, Full-web, accès en mode SaaS, prix accessible. G.B : Nativement décloisonnée, la solution Kentika permet de bâtir des référentiels d’indexation ouverts et évolutifs. Un solide modèle de gestion des autorisations d’accès aux documents permet de prendre en charge tous les cas de figure, des plus simples aux plus sophistiqués. QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°76 • Février-Mars 2018 I43