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Qualité Références n°55

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LA GESTION DE L’INFORMATION DE L’ENTREPRISE

DOSSIER En cliquant sur

DOSSIER En cliquant sur un fichier, les utilisateurs autorisés peuvent accéder à une fiche descriptive comprenant son titre, une description, un type, une taille ainsi que le nombre de fois qu’il a été téléchargé. Le fichier peut ensuite être téléchargé. Plusieurs versions d’un document peuvent être archivées. Pour chaque mise-en-ligne, les informations sur la date et l’auteur sont disponibles. Pour faciliter la mise en ligne de fichiers multiples, il est possible de glisser/déposer en une seule fois un ensemble de fichiers et dossiers. La recherche et l‘accès aux fichiers se fait selon trois modes : en parcourant les rubriques de l’arborescence, en recherchant un fichier par mots clés ou en consultant la liste des derniers fichiers ajoutés à la base. avec serveur dédié et non plus mutualisé. Les prix commencent alors à 150 euros par mois pour 50 utilisateurs, un serveur SSL dédié et autant de visiteurs que le souhaite le client (illimité) ■ Ghislaine Lory* Les entreprises peuvent décider d’abonner d’office des utilisateurs et groupes d’utilisateurs aux modifications de répertoire pour les avertir dès qu’un fichier est mis à jour. Un message est envoyé par e-mail. Un visiteur peut également s’abonner lui-même aux modifications d’un répertoire ou de fichiers qui l’intéressent. Lorsqu’il ajoute un fichier, l’utilisateur peut renseigner un titre (par défaut, c’est le nom du fichier), et une description (texte simple ou édition html). La tarification de ce genre d’outil est souvent indexée sur le nombre d’utilisateurs, de visiteurs authentifiés et la capacité d’espace disque utilisé. Le tarif comprend l’accès au logiciel, la maintenance évolutive, le support technique et l’hébergement. Les tarifs peuvent commencer à 25 euros HT par mois pour 5 utilisateurs, 100 visiteurs authentifiés, et 5 Go d’espace disque. Il est également possible de choisir un pack * Contacter l’auteur : glory@b-consulting.com Il y a deux manières de faire une démarche qualité, sécurité, environnement : ❏ la subir ❏ la choisir Avec Quality and Co vous choisissez vos prestataires : • certificateurs • consultants • formateurs • éditeurs de logiciels C’est simple... www.qualityandco.com La solution web de Le meilleur moyen pour choisir vos prestataires Qualité, Sécurité, Environnement www.qualityandco.com QUALITÉ RÉFÉRENCES ➤ JANVIER, FÉVRIER, MARS 2012 ➤ PAGE 34

DOSSIER Des solutions évolutives La DSI au service de la gestion de contenu DR La gestion documentaire peut être source d’économies et de profit dans l’entreprise… pour peu que l’outil de gestion de contenu ne soit pas négligé. Dans tous les secteurs, les collaborateurs travaillent avec des processus d’entreprise entraînant des heures de tâches administratives fastidieuses et de communications interrompues… Les processus métiers impliquent des documents et du contenu et avoir accès à une information précise à tout moment nécessite de nombreuses opérations manuelles qui occupent 75% du temps consacré aux tâches liées aux informations papier… Dans tous les secteurs, départements et fonctions, la quantité et la complexité des données non structurées (emails, données multimédia, etc.) se multiplient et représentent aujourd’hui 80% des informations d’entreprises… Autant de processus et d’informations dont la gestion doit s’appuyer sur une solution de gestion de contenu adaptée aux métiers et aux collaborateurs de l’entreprise. Si les entreprises prennent conscience de ce besoin, il s’agit ensuite de comprendre les avantages tangibles de l’ECM, les avantages mesurables qu’il peut apporter quotidiennement à l’entreprise, aux collaborateurs et aux clients. Qu’apporte un logiciel d’ECM et que peut-il permettre d’économiser ? La gestion de contenu (ou ECM) est un ensemble de technologies et de stratégies permettant de capturer des documents et du contenu, de les gérer, de les stocker et de les transmettre de façon optimale dans le cadre et le respect des processus d’entreprise. Une solution d’ECM offre un potentiel d’avantages visibles et immédiats, tels que: - Réduction des étapes manuelles accaparantes et des risques d’erreurs de traitement, - Augmentation du volume et de la qualité de travail accompli par un employé dans sa journée, - Amélioration des conditions de travail et de l’intérêt des tâches des collaborateurs, - Prise en charge d’un meilleur workflow entre les services et les collaborateurs de l’entreprise, - Service clients amélioré, délais raccourcis et satisfaction assurée, - Réduction, voire élimination, des coûts d’exploitation physiques, tels que l’espace de stockage, le papier, le toner, les frais d’affranchissement et les heures supplémentaires, - Contribution à une démarche écologique avec la diminution des déchets, la réduction de l’empreinte carbone et le développement durable. « Les données non structurées représentent aujourd’hui 80% des informations d’entreprises » Les principes de fonctionnement du logiciel d’ECM sont importants. Mais au-delà des performances techniques et des fonctionnalités, il est indispensable que la solution s’intègre facilement dans le SI de l’entreprise et apporte des services tels que : - Intégration immédiate avec les applications commerciales existantes et futures ; - Facilité d’utilisation ; - Fonctionnalité de workflow robuste ; - Extension simplifiée et adaptée aux évolutions de l’entreprise ; - Support direct du fabricant. Quel que soit votre secteur d’activité, industrie, santé, banque, assurances, que vous soyez un service financier ou comptable, un département juridique ou de ressources humaines,… les documents et autres contenus non structurés conditionnent vos activités quotidiennes. Vous avez besoin d’une solution qui prend ce contenu et le met instantanément dans le contexte de vos applications métier, de vos processus et de vos équipes. Une solution d’ECM doit se concentrer sur les besoins métier spécifiques des entreprises, la gestion des processus et la simplicité d’utilisation. Aujourd’hui, les entreprises peuvent réaliser des économies réelles et mesurables à long terme grâce à des solutions prévues pour les rendre plus efficaces dès l’installation mais également conçues pour évoluer et s’adapter aux futurs besoins métier. Le résultat ? Un accès direct et facile aux informations et aux documents dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin, où que vous soyez et quels que soient vos applications et processus métiers. Votre travail et celui de vos collaborateurs devient plus rapide, plus productif, plus valorisant… Florent Bavoux* *Directeur Europe du Sud de Perceptive Software QUALITÉ RÉFÉRENCES ➤ JANVIER, FÉVRIER, MARS 2012 ➤ PAGE 35

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