Views
10 months ago

Qualité Références n°55

  • Text
  • Leger
  • Mise
  • Ainsi
  • Outils
  • Janvier
  • Mars
  • Risques
  • Certification
  • Travail
  • Entreprises
  • Gestion
LA GESTION DE L’INFORMATION DE L’ENTREPRISE

DOSSIER Dynamique

DOSSIER Dynamique collaborative De la gestion de contenu aux réseaux sociaux Il est des tendances que l’on ne peut occulter pour conserver sa compétitivité. En partant des deux postulats fondamentaux des systèmes d’information, il faut considérer l’arrivée des réseaux sociaux d’entreprise comme une évolution naturelle d’une dynamique collaborative. Les systèmes d’information s’appuient sur deux postulats fondamentaux. Tout d’abord, rappelons que tout système d’information répond à une règle d’or fondamentale: «fournir la bonne information à la bonne personne, au bon moment ». Pour conserver son efficacité, cet outil stratégique pour l’entreprise doit s’adapter en permanence à l’évolution rapide de son environnement. Second point à considérer, le système d’information est un outil au service de la stratégie de l’entreprise. L’évolution extrêmement rapide de ces stratégies associée à l’évolution des comportements des utilisateurs bouscule le schéma hiérarchique traditionnel et oblige le manager à revoir entièrement son rôle où l’agilité tient une importance grandissante. De la gestion de contenu… Les années 2000 ont vu l’émergence de la gestion de l’information non structurée (fichiers, mails, forums, blogs …) dans l’entreprise. Pour répondre à ce besoin, les Directions des Systèmes d’Information (DSI) ont mis en place des outils de gestion de contenu pour capitaliser, structurer et partager cette information. Celle-ci est ainsi centralisée et organisée pour être rapidement retrouvée (au bon moment) grâce notamment aux moteurs de recherches, plan de classement, thesaurus, etc... La mise en place d’un tel outil implique néanmoins un changement culturel important de la part des collaborateurs, en faveur du partage de l’information (fournir la bonne information). En parallèle les systèmes d’information affinent les droits d’accès au contenu pour en faciliter le partage (à la bonne personne). Cette première étape franchie, les limites des outils de gestion de contenu sont vite apparues, car une information n’est pertinente que si elle est régulièrement actualisée et enrichie. Aussi, les outils de gestion de contenu ont évolué pour intégrer une dimension collaborative avec l’arrivée du web 2.0. …à la gestion de contenu collaborative La pro-activité des entreprises est un élément différentiateur sur les marchés très concurrentiels. Stocker intelligemment ce type d’information ne suffit plus. La valeur ajoutée est déjà dans l’interaction apportée par chaque collaborateur. En réponse à ce besoin, les logiciels de gestion de contenus s’enrichissent d’outils tels queles espaces collaboratifs, commentaires, modification en ligne, gestion de version, wikis, abonnements thématiques, notification, etc. Chaque collaborateur voire chaque partenaire de l’entreprise est invité à enrichir cette information. Toutefois, des limites commencent à surgir face à ces dynamiques collaboratives. Tout d’abord, devant la masse de contenu accessible et à traiter, la dynamique collaborative peut s’essouffler et la productivité associée ne plus être au rendez-vous. Mais surtout, comment donner envie aux personnes de collaborer ? L’intégration du réseau social d’entreprise (RSE) dans les outils de gestion de contenu collaborative La mise en œuvre d’outils collaboratifs dans les applications de gestion de contenu ont permis la transition d’une culture «je partage l’information» à «je collabore autour de l’information». Dans une recherche constante de gain en productivité et de performance, avec un outil certes collaboratif mais avant tout centré sur le contenu, comment une entreprise peut-elle aujourd’hui motiver son personnel à collaborer ? Le RSE apporte une réponse à ce défi. La philosophiedu RSE est d’offrir un système d’information centré sur le collaborateur : c’est lui qui pilote l’information qui l’intéresse, il choisit où collaborer et avec qui échanger, il décide quel contenu est pertinent pour lui, il suit l’activité des contenus et des personnes qui l’intéressent... Ainsi le RSE ne remplace pas les outils existants, il vient simplement donner un autre point de vue à leurs usages. Qu’en est-il du management face à l’arrivée de ces outils ? Le modèle hiérarchique traditionnel avait été altéré par la notion de partage de l’information (celui qui possède l’information a le pouvoir…). En restant centré sur le contenu, l’outil collaboratif respectait néanmoins ce schéma hiérarchique classique. Force est de constater que le contexte de travail a beaucoup évolué ces dernières années face à la masse d’information à traiter, au raccourcissement du temps à consacrer à la gestion des tâches, etc… Ce changement engendre une autonomie et une pro-activité des collaborateurs de plus en plus importante. Aussi, le schéma hiérarchique évolue en faveur d’un management plus agile et axé sur les collaborateurs comme le management par le flow. Faut-il encore que la maturité de l’entreprise soit en phase avec toutes ces évolutions. L’intégration du réseau social d’entreprise aux outils de gestion de contenus collaboratifs favorise les échanges transversaux entre services. Elle facilite la gestion du multi-générationnel, le partage de l’information et les échanges. Les managers doivent s’approprier ces outils pour faciliter l’agilité de l’entreprise et de leur management. Et après ? «Nos clients fonctionnent de plus en plus en entreprise étendue. Aussi, tout en conservant une sécurité absolue sur cet actif informationnel, le RSE va sortir du cadre interne de l’entreprise pour aller vers l’extérieur afin de faciliter les échanges avec les clients/partenaires, etc… » affirme Christophe MATHEVET, PDG de COTRANET. Au-delà des bénéfices constatés pour faciliter la dynamique collaborative interne dans une entreprise, l’externalisation des échanges pourra en effet s’ouvrir aux intervenants externes et voir apparaître une multitude d’«espaces collaboratifs RSE sécurisés» ■ Christophe Mathevet* *PDG de Cotranet, l’un des premiers éditeurs à développer une solution de gestion documentaire collaborative qui intègre dorénavant une approche RSE. La solution est basée sur des logiciels libres et est disponible en modes licence et SaaS. www.cotranet.com QUALITÉ RÉFÉRENCES ➤ JANVIER, FÉVRIER, MARS 2012 ➤ PAGE 36

DOSSIER Point de vue GED et BPM deviennent accessibles à tous DR L’heure est à la simplicité opérationnelle d’applications métiers rapidement mises en œuvre. Plus que jamais, les entreprises et les DSI sont à la recherche de technologies agiles, performantes et simples à utiliser. Dans ce contexte, force est de constater que la majorité des fournisseurs du marché tendent à faire évoluer leurs offres pour les rendre accessibles au plus grand nombre. La technologie au service de l’agilité La technologie pour la technologie ne veut rien dire. En effet toute technologie doit répondre à des besoins métiers déterminés et pouvoir être rapidement mise dans les mains et la pratique des utilisateurs fonctionnels. En ce sens, il est impératif et fondamental de proposer des outils «de nouvelle génération» qui permettent de s’affranchir des paramétrages complexes liés aux anciens outils et anciennes versions. C’est par là que tout progrès technologique prend pleinement son sens. L’heure n’est donc plus au lancement de grands projets stratégiques, synonymes de déploiements complexes et progressifs pouvant s’étaler sur de nombreuses années. Nous sommes désormais entrés dans l’ère de l’agilité où les notions d’accessibilité et de déploiement rapide sont la règle. Bien entendu, un tel dispositif est plus ou moins évident à mettre en place en fonction du type de technologies concernées. Ainsi, les middlewares ont-ils été longtemps cantonnés à une approche très technique, ce qui a freiné leur utilisation dans les entreprises du middle market à la recherche de solutions plus simples et plus ergonomiques. « Nous sommes entrés dans l’ère de l’agilité où les notions d’accessibilité et de déploiement rapide sont la règle » Des applications très opérationnelles Pour autant, ces derniers vivent aujourd’hui une véritable révolution. Cela s’explique notamment par l’émergence d’acteurs de nouvelle génération et par la maturité des offres d’éditeurs visionnaires. La GED et le workflow ne sont donc plus des «gros mots techniques», mais des axes de productivité plébiscités par les directions de service informatique. La principale raison de cet engouement par les entreprises du middle market s’explique par l’approche résolument concrète des solutions proposées qui permettent de mettre en œuvre des applications très opérationnelles prenant en compte des fonctionnalités clés. « Plus de 95 % du paramétrage est réalisable sans aucun code » Il ne s’agit donc pas de lancer des déploiements complexes et des projets pharaoniques, mais de revenir aux fondamentaux recherchés par les entreprises. Ainsi, l’approche «boîte à outils» prend tout son sens et permet de lancer des projets réalistes sur tous types de processus métier: qualité, formation, achat… Tout est alors possible et réalisable dans un timing et un cadre budgétaire définis. Respect de l’équation délais et budget L’autre avantage de ce type d’approche consiste à limiter les développements spécifiques. Dès lors, les outils de nouvelle génération tirent parti des méthodologies agiles qui contribuent à se passer de phases de développement complexes. En moyenne, plus de 95% du paramétrage est réalisable sans aucun code ; les 5 % restants étant en général ouvert pour intégrer du code. Ce mix entre développement agile et traditionnel permet donc aux directions des systèmes d’information de bénéficier du meilleur des deux approches. Le BPM et la GED sont donc désormais accessibles à tous les acteurs économiques qui peuvent lancer aisément des applications collaboratives. Cela leur permet d’optimiser leur productivité, d’améliorer la qualité de traitement de leur processus et de gagner en performance ■ *Fondateur de Qual’net Emmanuel Derrien* QUALITÉ RÉFÉRENCES ➤ JANVIER, FÉVRIER, MARS 2012 ➤ PAGE 37

Qualité Références - Découvrez la revue en version digitale

Pour vous abonner, joindre la rédaction, communiquer dans la revue ou simplement avoir plus d'informations sur votre métier, rendez-vous sur notre site internet :

www.qualite-references.com