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Qualité Références n°62

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Nos entreprises plébiscitent l’efficacité énergétique

PERFORMANCE MÉTIERS

PERFORMANCE MÉTIERS Gestion de l’information Outils logiciels, l’état des lieux Le point de vue très autorisé d’un expert, Mehrad Rushenas, qui est Directeur Général de la société Avanteam SAS. Quelle est aujourd’hui votre vision du marché des logiciels de gestion de l’information (GED…) et des grands acteurs éditeurs ou intégrateurs ? Mehrad Rushenas. D’abord plusieurs constats concernant le marché. Le marché est toujours en croissance, mais à plusieurs vitesses selon les secteurs d’activités et les exigences métiers des clients. Les projets sont de plus en plus portés par les directions fonctionnelles : qualité, finance, commercial, RH, etc. La dimension collaborative (workflow) est désormais présente dans la majorité des appels d’offres. Le Cloud apporte aussi une rupture et des nouvelles opportunités pour les acteurs du marché. Concernant les éditeurs, ceux qui s’en sortent le mieux, comme Avanteam, ont déjà intégré les exigences citées plus haut, dans leur offre : une brique BPM (Business Process Management) qui au-delà de la gestion du contenu (ECM), aide les clients à automatiser et optimiser leurs processus ; des solutions métiers pré-packagées et rapidement opérationnelles qui réduisent les coûts et les risques projets, surtout en temps de crise où le ratio coût/retour sur investissement compte encore plus dans les critères de sélection. Et la possibilité pour le client de choisir entre une version classique en mode licence ou une version Cloud selon la nature et les exigences de son projet. Est-ce aujourd’hui un marché de renouvellement ou encore de première installation ? M. Rushenas. Les deux. On voit des comptes qui passent d’une solution à une autre ou alors adoptent des stratégies opportunistes (par exemple une solution ECM pour le besoins génériques + des solutions métiers pour certains processus comme la qualité, les factures fournisseurs, …). Quelle est la place respective aujourd’hui des pure players de GED et des éditeurs offrant une « brique » GED à un outil global de gestion ? M. Rushenas. Les « Pure Players » présentent deux avantages majeurs : 1. Proposer une couverture fonctionnelle plus large. 2. S’intégrer avec différents ERP et SI alors que la brique GED ou BPM des éditeurs de logiciels de gestion reste souvent cantonné à un périmètre métier et technique restreint. Quels sont pour vous les secteurs d’activités et les métiers les plus demandeurs ? M. Rushenas. Je vois deux types d’activités plus en pointe. D’une part les organisations qui produisent, reçoivent ou émettent de grosses volumétries de documents comme les transporteurs, les assureurs, les organismes HLM et les collectivités… Et d’autre part, les entreprises qui doivent faire face à des exigences réglementaires fortes dans le cadre de leur activité comme par exemple les laboratoires pharmaceutiques. Quelles sont aujourd’hui les fonctionnalités et les applications jugées incontournables et indispensables d’un outil de gestion de l’information ? M. Rushenas. Au-delà des fonctionnalités classiques de capture / classement / recherche / consultation, j’insisterai sur la dimension workflow. Quelle est la valeur ajoutée particulière d’une solution comme la vôtre ? A qui s’adresse-t-elle en priorité et quels bénéfices apporte la solution ? M. Rushenas. Avanteam propose une plateforme GED et Workflow intégrée et rapidement opérationnelle qui s’appuie sur trois leviers : • Un atelier de design graphique et ergonomique accessible aussi bien aux fonctionnels qu’au experts techniques qui peuvent concevoir leur application en un temps record et en toute autonomie. • Un workflow de dernière génération basé sur le standard BPMN, capable d’adresser tous types de processus, mêmes les plus complexes. • Un catalogue d’applications pré-packagées pour adresser les principaux processus métiers: achats, congés, qualité, factures fournisseurs, ressources humaines, courrier. Pourriez-vous citer et décrire – brièvement - quelques exemples de vos interventions dans l’année écoulée ? M. Rushenas. Parmi nos nombreuses références, je peux citer Air France où plus de 22000 utilisateurs gèrent leurs documents et améliorent la qualité de façon continue grâce à Avanteam. Chez Mentor, plus de 75 % de la documentation papier a été supprimée grâce aux workflows et aux signatures électroniques. Dans le groupe Auto Union, 600 000 factures sont traitées par le workflow Avanteam qui intègre les adhérents de la centrale d’achat de pièces automobiles dans le processus de dématérialisation. Ou encore dans le Laboratoire Chiesi où toute demande d’achat est désormais traitée en 2 jours, alors qu’auparavant cela prenait des semaines et offrait peu de visibilité. Enfin, selon votre expérience, pour réussir l’intégration d’un nouvel outil logiciel dans l’entreprise, quelles sont les erreurs à ne pas commettre et les bonnes pratiques à mettre en œuvre ? M. Rushenas. Nous venons d’éditer un Livre Blanc consacré à ce sujet et qui regroupe les 10 conseils pour réussir ses projets ECM et BPM. • N° 1 : faire une étude d’opportunité • N° 2 : définir le cadre de son projet • N° 3 : voir grand, commencer petit • N° 4 : s’organiser en mode projet • N° 5 : impliquer les utilisateurs • N° 6 : ne pas sous estimer l’intégration au SI • N° 7 : opter pour la LAD si volumétrie • N° 8 : externaliser si possible • N° 9 : choisir une solution transversale • N° 10 : activer les autres leviers Quelles sont vos projections pour l’année à venir ? M. Rushenas. Entre 10% à 12% de croissance, comme en 2012 et 2013. QUALITÉ RÉFÉRENCES FÉVRIER 2014 PAGE 24

PERFORMANCE MÉTIERS Gestion de l’information De la qualité à l’ensemble des processus Partant de la gestion de la qualité, Qualnet a su imposer ses solutions à l’ensemble des processus de l’entreprise quel que soit le secteur d’activité. Olivier Le Pape, le nouveau directeur de Qualnet nous a confié sa vision du marché et ses ambitions. Quelle est votre vision aujourd’hui du marché des logiciels de gestion de l’information (GED…) et des grands acteurs éditeurs ou intégrateurs ? Olivier Le Pape. Les logiciels de gestion électronique de documents et de processus sont incontestablement de plus en plus performants et simples à l’utilisation. Considérésil y a encore quelques années comme un produit de confort, ils répondent désormais à de nombreux critères nécessaires aux sociétés labélisées et aux exigences normatives. Le cloud a permis cette démocratisation et a rendu plus confortable la mobilité des acteurs des documents et des processus. Les entreprises sont plus que jamais à la recherche de technologies agiles, performantes et simples à utiliser et cesoutils mis à disposition des utilisateurs optimisent précisément les flux d’informations. Dans ce contexte actuel, le marché impose aux éditeurs d’être réactifs et d’adapter continuellement leurs offres aux besoins des clients. Faire un logiciel compliqué n’a plus lieu d’être. L’ergonomie, la simplicité et la performance sont troid notions clés indissociables. Le logiciel doit s’adapter au métier et non l’inverse ! Est-ce aujourd’hui un marché de renouvellement ou encore de première installation ? Olivier Le Pape. Aujourd’hui, nous sommes toujours sur un marché de première installation. On constate effectivement que de nombreuses offres sont aujourd’hui disponibles etmalgré leur démocratisation, les entreprises tardent encore à les installer. Cela durera encoreun certain temps, ce qui permettra aux utilisateurs de se faire à ce type d’outils. Quelle est la place respective et le rôle des pure players de GED et des éditeurs offrant une « brique » GED à un outil global de gestion ? Quels sont, selon vous, les avantages et les limites des uns et des autres ? Olivier Le Pape. Les éditeurs qui offrent une « brique » GED s’installenteffectivement sur le marché. Ce qui est d’ailleurs très positif car cela permet au « pure players » de GED de se recentrer sur les vrais besoins des utilisateurs. Ces derniers répondent à des problématiques précises, grâce notamment à leurs nombreuses années d’expérience : sécurité des documents, maintenance, utilisateurs, normes (…) et permettent le cycle de vie des documents (workflows). Tandis que les « briques » GED proposentune simple mise à disposition de documents sur un intranet. Les deux solutions sont essentielles sur le marché : certaines entreprises ont des besoins très spécifiques tandis que d’autres ont un besoin plus simple de diffusion de documents. Quels sont pour vous les secteurs d’activités et les métiers les plus demandeurs ? Olivier Le Pape. Aujourd’hui, tous les secteurs d’activités sont concernés. Ce type de solutions logicielles peut avoir un intérêt pour tous les métiers né- QUALITÉ RÉFÉRENCES FÉVRIER 2014 PAGE 25

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