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Qualité Références n°62

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Nos entreprises plébiscitent l’efficacité énergétique

PERFORMANCE MÉTIERS

PERFORMANCE MÉTIERS cessitant un processus, c’est à dire un très grand nombre. On constate d’ailleurs que nos outils sont utiliséspour des processus assez surprenantset en marge de la qualitécomme le marketing, le commercial ou les ressources humaines (etc.) simplifiant ainsi le reporting intégré à ces solutions. Bien sûr, certains secteurs ontdes exigences normatives plus précises et seront donc davantage demandeurs: l’industrie en particulier et dans le domaine public, les hôpitaux… Quelles sont aujourd’hui les fonctionnalités et les applications jugées incontournables et indispensables d’une GED ou d’un outil de gestion de l’information ? Olivier Le Pape. Une gestion fine de workflow de signatures est une fonctionnalité incontournable. L’intégration au SI, notamment au niveau des annuaires des utilisateurs, est également nécessaire pour les PME et les grands comptes. La GED doit pouvoir s’intégrer dans le portail intranet de l’entreprise; s’il n’existe pas, l’éditeur doit pouvoir en proposer un. Enfin, dans une GED, la traçabilité doit être infaillible. En effet, pour répondre aux normes applicables à l’entreprise et à ses évolutions organisationnelles, un tel logiciel ne doit pas se contenter d’outils de traçabilité système (sauvegarde de fichiers, de bases de données,…). Une GED doit mettre à disposition des utilisateurs, des fonctions telles que la gestion des montées d’indices avec changement d’acteurs, le suivi des signataires sur toutes les versions de documents, le classement multi-référentiel, etc. Tous ces éléments permettront aux managers de suivre et de piloter son système efficacement à l’aide d’indicateurs de suivi, de tableaux de bord, d’outils de relance. Quelle est la valeur ajoutée particulière d’une solution comme la vôtre ? A qui s’adresse-t-elle en priorité et quels bénéfices apportent la solution ? Olivier Le Pape. Les solutions QualNet destinées initialement et exclusivement à la qualité, sont des outils que, au fil de l’eau, nous avons su adapter à tous les processus de l’entreprise et à tous les secteurs d’activité. Le moteur de workflow qui compose Intraqual DYNAMIC ne nécessite aucune connaissance en informatique et s’utilise très facilementpar des fonctionnels. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est utilisé sur de nombreux processus (commercial, ressources humaines, achats, etc). La transversalité de nos outils (GED et Workflow) offre un bénéfice appréciable pour ses utilisateurs et ses administrateurs, permettant également de mutualiser les coûts. De plus, ce sont des solutions qui s’intègrent facilement au SI et notamment dans le portail collaboratif de la structure. Grâce à leur ergonomie et leur simplicité d’utilisation, les acteurs maîtrisent aisément et rapidement les solutions et perçoivent l’outil comme un moyen et non une contrainte. Pourriez-vous évoquer quelques exemples de vos interventions dans l’année écoulée ? Olivier Le Pape. Cette année nous comptons un peu plus de 70 clients supplémentaires à notre portefeuille, aussi bien sur le secteur privé que public. Nous avons d’ailleursrenforcé nos équipes par le recrutement de 2 consultants fonctionnels pour pouvoir répondre à la demande. Plusieurs interventions importantes ont eu lieu sur 2013 mais deux d’entre elles ont été particulières : la mise en place de notre GED chez un grand spécialiste de l’équipement haute technologie et le déploiement de nos deux solutions chez un grand acteur de l’agro-alimentaire que nous accompagnons depuis maintenant deux ans sur leur projet multi-sites*. Enfin, selon votre expérience, pour réussir l’intégration d’un nouvel outil logiciel dans l’entreprise, quelles sont les erreurs à ne pas commettre, et les bonnes pratiques à mettre en œuvre ? Olivier Le Pape. Pour réussir l’intégration d’un nouvel logiciel dans l’entreprise, il est nécessaire de respecter certaines bonnes pratiques. Dans un premier temps, il est indispensable de définir le périmètre du projet en gardant à l’esprit l’utilisateur final, qui utilise quotidiennement l’application. Nous préparons alors le chantier de dématérialisation de nos clients par un diagnostic préalable. Ces projets doivent également être portés par les pilotes des processus métiers afin d’atteindre une meilleure adéquation entre le besoin et la solution attendue. Si les processus sont transverses à l’entreprise, il est préférable que la direction soit directement impliquée. Une autre bonne pratique que nous conseillons, consiste à mettre en ligne régulièrement des workflows simples puis, dans second temps, à les améliorer. Il ne faut pas hésiter à intégrer les utilisateurs à ces phases de test : c’est ce qui permettra d’ajouter de la valeur à un processus existant, mais aussi de capitaliser sur le bon déploiement du logiciel. Quels sont vos projections pour l’année à venir ? Olivier Le Pape. Nous nous sommes fixés trois objectifs : • Développer des packs métiers dont l’objectif est d’élargir le périmètre client initial à d’autres processus métiers susceptibles d’être informatisés. • La réorganisation du processus de développement opérée en 2013 va nous permettre de proposer régulièrement des nouvelles fonctionnalités ce qui va notamment se concrétiser sur la nouvelle version de notre moteur de workflow. • Dynamiser notre communication client en leur proposant des contenus didactiques à travers des supports web (Mag, Newsletters, …) Propos recueillis par J.-F. Romain (*consulter le témoignage sur : http://mag. qualnet.fr/index.php/fanny-delmas-nousparle-de-limagrain-un-projet-qualite-multisite-avant-que-tout-le-monde-narrive/) QUALITÉ RÉFÉRENCES FÉVRIER 2014 PAGE 26

PERFORMANCE MÉTIERS Gestion du document Les enjeux juridiques de la dématérialisation Aujourd’hui tout peut être dématérialisé ou presque. On peut même affirmer qu’après l’ère de l’électronique et du droit à la dématérialisation nous sommes entrés depuis 2008 dans l’ère de l’obligation de dématérialisation. Me Eric Barbry fait le point… 2000 a donné naissance au droit de l’électronique avec l’adoption de la loi du 13 mars. Ces nouvelles dispositions intégrées dans le code civil mais qui sont abondamment reprises dans les textes relatifs aux acteurs publics ont conféré un véritable statut à la preuve électronique, à l’écrit et à la signature du même nom. Ainsi l’article 1316 du code crée un principe de neutralité technologique. Il précise que « La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d’une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission. ». La preuve par écrit est donc admissible quel que soit le support… en ce compris les supports numériques et les modalités de transmission en ce comprises les transmissions électroniques. Valeur de preuve de l’écrit… numérique L’article 1316-1 crée pour sa part un principe de non-discrimination. Il dispose « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » L’article 1316-3 impose pour sa part un principe d’équivalence ainsi définit : « L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier. » La loi du 13 mars 2000 donne également naissance à la signature électronique en ces termes : La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie celui qui l’appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte. Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat (article 1316-4 du code civil). Mais au-delà du droit à l’électronique ces nouvelles dispositions ont donné naissance, sur le plan légal, à la convention de preuve c’est à dire au droit que les parties ont de s’entendre, contractuellement, sur la ou les preuves qu’elles s’opposeront entre elles. L’article 1316-2 du code précise que « Lorsque la loi n’a pas fixé d’autres principes, et à défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu’en soit le support. ». Jusqu’ici la convention de preuve n’avait été reconnue que par la jurisprudence. Dorénavant elle est consacrée par la loi et surtout, à défaut de règle légale particulière, elle s’impose au juge lui-même. Le 21 juin 2004, avec l’adoption de la loi pour la confiance dans l’économie numérique, nous sommes entrés dans une nouvelle ère, celle du droit à la dématérialisation. Le droit à la dématérialisation Une nouvelle fois modifié, le code civil comporte dorénavant un article 1108-1 ainsi libellé : « Lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 et, lorsqu’un acte authentique est requis, au second alinéa de l’article 1317. Lorsqu’est exigée une mention écrite de la main même de celui qui s’oblige, ce dernier peut l’apposer sous forme électronique si les conditions de cette apposition sont de nature à garantir qu’elle ne peut être effectuée que par lui-même. » Ainsi peut-on affirmer que tout peut être dématérialisé ou presque… Presque en effet car l’article 1108-2 du même code précise qu’il est fait exception aux dispositions de l’article 1108- 1 du code civil pour les actes sous seing privé relatifs au droit de la famille et des successions et les actes sous seing privé relatifs à des sûretés personnelles ou réelles, de nature civile ou commerciale, sauf s’ils sont passés par une personne pour les besoins de sa profession. 2008 a marqué la naissance d’une nouvelle ère avec en particulier l’adoption de la loi du 4 aout de modernisation de l’économie au titre de laquelle l’Etat lui-même s’est obligé à accepter les factures dématérialisées. Coté entreprises nombreuses sont celles qui sont tenues aujourd’hui à télédéclarer et même à télépayer un grand nombre de leurs obligations fiscales. 2014, une nouvelle étape 2014 s’annonce comme une nouvelle étape, si ce n’est une nouvelle ère, avec le double impact de la signature électronique éphémère d’une part et la tablette signante d’autre part. Mais d’autres questions d’importance ne sont pas encore traitées et mériteraient rapidement de l’être comme le droit au contrat vocal ou encore le droit à la suppression de l’original en cas d’archivage électronique sécurisé. Plus loin encore s’annonce le droit des robots ou celui des avatars (le droit à son double numérique). Il ne s’agit pas ici de juridi-fiction mais bien de réalité parfaitement identifiées. Sur ces 40 années de droit des TIC on constatera donc une augmentation du risque juridique par accumulation, les règles nouvelles s’ajoutant aux précédentes. Mais l’on constate aussi que globalement les acteurs publics ou privés passent avec succès ces épreuves dès lors qu’ils s’inscrivent dans un véritable politique d’analyse et de traitement du risque IT. Me Eric Barbry* *Avocat au Barreau de Paris, directeur du Pôle « Doit du numérique », cabinet Alain Bensoussan Avocats – Lexing® QUALITÉ RÉFÉRENCES FÉVRIER 2014 PAGE 27

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