Qualité Références n°62

PERFORMANCE MÉTIERS

PERFORMANCE MÉTIERS Gestion de l’information Outils logiciels documentaires, l’état des lieux Le point sur le marché des logiciels de l’information, avec Bertrand Bigo, de la société Qualios. Quelle est votre vision aujourd’hui du marché des logiciels de gestion de l’information (GED…) et des grands acteurs éditeurs ou intégrateurs ? Bertrand Bigo. Les logiciels de gestion de l’information sont et seront de plus en plus interconnectés au travers de ce qui est appelé les web services. Des normes sur ces connexions sont déjà en place (gestion d’annuaires, liaisons entre bases de données, etc.) et d’autres se mettent en place notamment sur les nouveaux terminaux mobiles. Les volumes de données étant de plus en plus importants, le marché va de plus en plus mettre en place des normes comme ce qui peut être observé pour les normes des systèmes Qualité. Comme toujours, certaines de ces normes sont ou deviendront incontournables alors que d’autres resteront confidentielles. Le vrai défi des éditeurs est d’orienter les efforts de R&D vers les « vraies » normes permettant une gestion la plus globale possible des systèmes d’information tout en ayant des spécificités « métier » recherchés par les utilisateurs. Est-ce aujourd’hui un marché de renouvellement ou encore de première installation ? Bertrand Bigo. Incontestablement, nous sommes dans un marché mature de renouvellement. Bien que le marché soit très divers en fonction de l’organisation interne, du métier et de la taille de l’entité, les organisations ont de plus en plus une idée précise de leurs besoins et de la façon d’y répondre. Ceci d’un côté facilite la vie des éditeurs (il suffit « d’écouter ses clients », soit une approche « markett pull ») mais d’un autre côté, il est important de ne pas gaspiller d’énergie et de ressources trop importantes sur des demandes marginales. L’important est de se concentrer sur les vrais futurs besoins (loi des 20/80). Quelle est la place respective aujourd’hui des pure players de GED et des éditeurs offrant une « brique » GED à un outil global de gestion ? Quels sont, selon vous, les avantages et les limites des uns et des autres ? Bertrand Bigo. Les éditeurs spécialisés GED offrent une approche plus large sur le management général de l’organisation qui devient souvent un outil de communication global de type intranet/extranet. Ils doivent toutefois pour assurer une gestion de processus efficace s’intégrer dans les outils métiers. Les éditeurs d’ERP avec une « brique » GED offrent l’avantage d’une intégration « native » de la GED avec leur outil métier mais demandent beaucoup plus de ressources hommes (et donc d’argent) dès lors que le champ s’élargit afin que la GED devienne un outil global de management de l’organisation. De plus ces outils sont gérés dans la grande majorité des cas par des services IT alors que l’avantage d’un outil GED « pure player » est de pouvoir être pris en main par les fonctionnels et donc plus adapté aux changements dans le temps des méthodes de management. Quels sont pour vous les secteurs d’activités et les métiers les plus demandeurs ? Bertrand Bigo. Pour nous, il ne s’agit secteurs d’activité ou de métiers plus demandeurs mais plutôt de systèmes de management plus demandeurs les uns que les autres. Une délégation de pouvoirs s’accompagne (ou devrait s’accompagner) toujours d’une gestion par objectifs. Il est facile de mettre en place des objectifs sur les processus de réalisation et de support mais beau- QUALITÉ RÉFÉRENCES FÉVRIER 2014 PAGE 28

PERFORMANCE MÉTIERS coup plus difficile sur les processus de management. Or ce sont ces processus qui sont les vrais moteurs de l’amélioration continue et donc de la progression et de la pérennité de l’organisation. De ce fait, plus une organisation est basée sur une gestion d’objectifs et d’indicateurs d’amélioration continue, plus elle est demandeuse d’un outil de GED en tant qu’outil de classement, de traçabilité et surtout de reporting « intelligent ». En effet, il faut se méfier d’une tendance naturelle à l’inflation des indicateurs qui, quand ils sont trop nombreux, ont tendance à se « neutraliser » les uns par rapport aux autres. Quelles sont aujourd’hui les fonctionnalités et les applications jugées incontournables et indispensables d’une GED ou d’un outil de gestion de l’information ? Bertrand Bigo. Les fonctionnalités les plus demandées sont les suivantes : • Une recherche facile de l’information en temps réel au travers de moteurs de recherche et de tableaux de bord performants • Une traçabilité des actions, notamment pour l’analyse des causes et la gestion des risques • Un scoring (ce qui « marche » et ce qui ne « marche pas ») afin d’orienter les efforts pour rendre le management plus efficient. Quelle est la valeur ajoutée particulière d’une solution comme la vôtre ? A qui s’adresse-t-elle en priorité et quels bénéfices apporte la solution ? Bertrand Bigo. Le logiciel Qualios est d’abord présenté comme un logiciel de management permettant une gestion transversale et par objectif des processus de l’organisation. Il a une forte coloration « Qualité » (au sens QHSE) mais par sa souplesse et la puissance de son paramétrage permet de s’adapter à d’autres problématiques non couvertes par l’ERP de l’organisation. Il est conçu pour être pris en main non pas par les services IT mais beaucoup plus par les « fonctionnels » ce qui permet une réactivité aux changements et/ou nouvelles demandes de l’organisation. Nos interventions sont de deux types : la mise en place de la solution chez un nouveau client, et l’intégration de projets complexes que nous confient de plus en plus de clients sur le principe qu’avec ce type de logiciel « l’appétit vient en mangeant ». En effet, bien que le logiciel Qualios soit une boîte à outil permettant à chaque client d’être totalement autonome, de plus en plus de clients nous confient des projets sur des problématiques complexes. Pae exemple nous avons traité des demandes de gestion d’indicateurs multiaxes, de plan de veille, de gestion de dossiers de recouvrement ou de mise en place de nouveaux produits. Enfin, selon votre expérience, quelles sont les erreurs à ne pas commettre et les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour réussir l’intégration d’un nouvel outil logiciel? L’intégration d’un outil logiciel dans une organisation demande, pour être réussie, à ce que la phase de pilotage de projet ne soit pas sous-estimée. Ce pilotage peut être effectué par l’organisation elle-même et nous pouvons l’aider car nous avons une méthodologie pour cela et/ou par un consultant externe. Ce pilotage comprend à la fois une phase amont (notamment sur la gestion des droits pour éviter « l’usine à gaz ») mais aussi aval sur l’optimisation des projets mis en place. Toute cette démarche doit être documentée pour ne pas risquer une remise en cause un ou deux ans après par manque d’information dès lors que les acteurs ont changé. Quels sont vos projections pour l’année à venir ? Nos développements pour l’année à venir portent sur trois axes : la recherche continuelle de simplification pour l’utilisateur, l’interopérabilité et l’optimisation de l’offre sur les nouveaux terminaux. Propos recueillis par J.-F. Romain QUALITÉ RÉFÉRENCES FÉVRIER 2014 PAGE 29