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Qualité Références n°62

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Nos entreprises plébiscitent l’efficacité énergétique

PERFORMANCE MÉTIERS

PERFORMANCE MÉTIERS Gestion de l’information Gouvernance documentaire, un enjeu d’aujourd’hui En termes de productivité, de réduction des coûts, d’efficacité etc. les bénéfices de la dématérialisation sont aisément identifiables. Mais les organisations, publiques comme privées, méconnaissent la nécessité de mettre en place une gouvernance documentaire maîtrisée pour atteindre ces objectifs. La situation actuelle des organisations se traduit par la mise en œuvre de projets de dématérialisation rarement pour atteindre l’objectif mais le plus souvent pour répondre aux contraintes imposées par l’environnement légal et règlementaire. Sont ainsi les plus souvent engagés : les projets de dématérialisation de factures (Article 289 VII du CGI et loi de modernisation de l’économie du 4 août 2008 – Article 25), de dématérialisation des flux comptables (PES V2), de gestion et d’archivage électroniques des documents de type dossiers d’études et de recherche, dossiers clients et contrats (NF Z42-013 et Records Management ISO 15489, Cloud). Mais, les projets de dématérialisation totale de processus associant transaction numérique et signature électronique restent plus rares. Ce sont pourtant ces projets qui méritent le plus d’attention aujourd’hui car ils sont les seuls de nature à permettre l’atteinte de la productivité recherchée. Les raisons qui font que ces projets sont en nombre plus réduit se trouvent dans le niveau de complexité à maîtriser pour leurs mises en œuvre. Les textes de loi, les règlementations, les normes et les pratiques applicables sont récentes et en évolutions régulières or le respect de la conformité est un enjeu majeur pour les organisations. On ajoutera que les projets de dématérialisation qui présentent un intérêt aujourd’hui sont transverses et multi-métiers, allant mêmes jusqu’à un périmètre multi-organisations. Les directions métiers restent porteuses des projets même si elles sont souvent d’organisations différentes. Cependant, les transferts de responsabilité opérés par les projets transverses de dématérialisation ne peuvent être portés par les seules directions métiers qui n’ont La fonction fi-D&IM pas la connaissance, ni le temps de l’acquérir ou à des coûts d’acquisition supérieurs au gain espéré en terme de retour sur investissement. Pour conduire la transformation numérique de la dématérialisation des documents et processus, il convient ainsi de faire appel à des professionnels de la dématérialisation qui ont investi dans le savoir-faire et qui ont conduit des projets à la réussite. Cette démarche devrait être commune pour les nombreuses directions générales habituées à mener des projets informatiques conduits par leur DSI. Pourtant, tel n’est pas le cas. Les moins averties des DG considèreront ainsi que la décision d’enjeu réel est de conserver internalisée les processus dématérialisés ou de préférer le choix d’une externalisation du projet et du processus. Cette question est d’un enjeu considérable dans les projets de dématérialisation car on constate très vite que leurs réalisations sont exigeantes et coûteuses en termes de sécurité et certifications, préalables à toute exploitation opérationnelle. Un pilote pour conduire un projet stratégique Les plus averties des DG se focaliseront sur l’enjeu principal de la dématérialisation, la poursuite de l’objectif de productivité. Elles percevront rapidement le besoin d’alignement stratégique du projet sur la stratégie d’entreprise et le besoin de nommer un représentant de la Gouvernance pour ces réalisations qui dépassent largement les problématiques d’infrastructure, d’architecture de données ou d’urbanisation du système d’information. Ce représentant sera notamment en charge de garantir l’enjeu de la Conformité. Il s’agit de Gouvernance Documentaire pour gérer, partager, sécuriser, conserver, valoriser et maîtriser l’information et les processus dématérialisés afin d’améliorer l’efficacité de l’organisation dans le déploiement de sa stratégie. Le porteur de la Gouvernance Documentaire n’est pas le DSI mais le Document & Information Manager (D&IM). Celui-ci doit s’assurer de l’orientation stratégique du projet, de la transparence et de la traçabilité des opérations conduites, de la conformité des décisions d’implémentation face aux règlementations juridiques, sociales et légales. C’est de l’intérêt commun, identifié, communiqué et reconnu par l’ensemble des parties prenantes (MOA et MOE, internes et/ou externes), que le D&IM pourra rapporter le succès (ou pas) du projet au comité exécutif de l’organisation et confirmer aux directions métiers la conformité des projets de dématérialisation engagés. Jean-Pierre Blanger La fi-D&IM est la fédération internationale des Document & Information Manager, une association loi 1901 qui s’est donnée pour objectif de définir et faire connaître la fonction essentielle à la Gouvernance documentaire au sein des organisations publiques et privées, le Document & Information Manager (D&IM). Membre de la Gouvernance de l’organisation, le D&IM est un professionnel de la conduite du changement qui met en œuvre la transformation numérique du système Document & Information (D&I) des organisations en se préoccupant de servir l’efficacité des processus métier de l’organisation. (www.fidim.eu et http://www.scoop.it/t/fidim ) QUALITÉ RÉFÉRENCES FÉVRIER 2014 PAGE 32

PERFORMANCE MÉTIERS Gestion des documents hybrides Des solutions adaptées aux flux Composé de documents sur supports physiques et électroniques, le dossier hybride devient un véritable sujet de conformité. Comment maîtriser cette évolution et permettre une consultation efficace en cas d’audit ? Avis d’expert, par Hervé Streiff. Le chapitre 4.2.4 « Maîtrise des enregistrements » de la norme ISO 9001 trouve une correspondance dans la plupart des référentiels sectoriels et la réglementation : il s’agit «d’apporter la preuve de la conformité», base de tout système de certification, d’inspection ou d’investigation juridique. Ce chapitre, relativement court, ouvre un vaste sujet en impliquant que les enregistrements doivent « rester lisibles, faciles à identifier et accessibles ». Comment faire dans un contexte hybride ? L’enregistrement (« Record » en anglais) traite notamment du sujet de l’archivage. Les normes ISO 30300 « RM : Records Management » spécifient les exigences pour un système de management des enregistrements efficace. Le RM étend la notion d’archivage en intégrant la dématérialisation : chaque service conformité ou juridique doit désormais prendre en compte l’archivage du document numérique en plus de l’archivage physique. Document hybride : quels enjeux en termes d’archivistique et de sécurité des informations ? Pourquoi investir dans l’archivage physique si la fin du papier est pour bientôt ? Tel est le discours, largement diffusé, des vendeurs de solutions informatiques. Mais le mythe du zéro papier est-il toujours pertinent ? Si nous analysons différents dossiers hybrides (dossier clients, dossier patients…), nous constatons qu’il n’existe pas de solution unique mais plutôt une solution pour chaque type de flux d’archives. Le zéro papier est très pertinent pour des documents qui n’ont pas de valeur d’archives ou sur des flux nativement numériques, les factures par exemple avec une durée de conservation courte. Economie de la dématérialisation D’un point de vue économique, les gains de la dématérialisation portent d’abord sur les processus métiers des clients en améliorant l’usage du document, notamment la consultation. L’économie en matière d’archivage physique reste très marginale puisque l’original papier porte la valeur probatoire. Tenter de répondre aux besoins de consultation et de conservation n’est pas toujours pertinent d’un point de vue juridique et économique, notamment sur l’archivage à très long terme. Les entreprises auront donc à gérer durablement des fonds hybrides, certainement sur plusieurs décennies. En attendant, comment l’utilisateur va-t-il retrouver son information ? C’est bien ce besoin de consultation par l’utilisateur dans un contexte hybride qui doit être adressé car si les archives existent et que nous passons tant d’énergie à les gérer, c’est bien pour qu’elles soient consultées. Choisir la solution avec la SSI et le QSE Les fonds physiques peuvent être conservés en interne ou en externe. Les documents électroniques sont souvent répartis sur un réseau, un système GED/ERP/SIRH, voire externalisés, parfois sans maitrise : c’est le cas quand un service métier achète directement une solution dans le Cloud, sans évoquer la sécurité avec la SSI et l’archivage avec le QSE. Il convient donc de prendre la casquette du Records Manager pour, dans un 1er temps, mettre en œuvre une démarche d’organisation documentaire, et ensuite penser aux solutions informatiques. Il est possible d’investir dans des systèmes en interne lorsque les volumes le justifient. Pour des volumes plus modestes, l’externalisation est économiquement pertinente. Un système métier, comme une GED interne, peut être maîtrisé par l’entreprise et connecté à un système d’archivage externalisé pour verser les documents, ce pour un budget relativement modeste. Certaines solutions en mode SAAS proposent des fonctions complètes d’archivage hybride, ainsi que des prestations certifiées NF Z 40350 / 42013. Des fonctions de recherche évoluées facilitent l’exploitation des résultats par des utilisateurs non archivistes. Ces dispositifs bénéficient également d’un très haut niveau de sécurité : gestion des droits de consultation par profils utilisateurs, cloisonnement des données entre clients, conservation dans un data-center situé dans un lieu identifié, maintenu et sécurisé selon ISO 27001. Hervé Streiff* *Responsable Qualité Sécurité Environnement (Locarchives) QUALITÉ RÉFÉRENCES FÉVRIER 2014 PAGE 33

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