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Qualité Références n°65

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DOSSIER : L’informatique au cœur du management QSE

PERFORMANCE MÉTIERS

PERFORMANCE MÉTIERS Dossier QualiosDoc et Qualios Manager, piliers du système QSE QualiosDoc et Qualios Manager sont deux logiciels complémentaires permettant la mise en œuvre d’une solution déployée en intranet ou en extranet et permettant de se conformer aux normes ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 et aux certifications de la Haute autorité de santé. Créée il y a seulement dix ans à Nancy, la société Qualios qui n’est encore qu’une TPE de dix collaborateurs, n’en est pas moins un acteur de poids dans le secteur des logiciels permettant de mettre le système d’information d’une organisation au service de l’amélioration continue et du système de management de la qualité. S’appliquant à elle-même, les principes qu’elle défend quotidiennement au service de ces clients, Qualios vient de remporter la plus haute distinction récompensant tant la poursuite de l’excellence opérationnelle que l’innovation dans le domaine de la qualité. En effet, l’entreprise nancéenne s’est vue remettre le 4 décembre dernier le Prix France Qualité Performance basé sur le modèle d’excellence de l’European Foundation for Quality Management (voir notre rubrique Actualités). L’offre logicielle de Qualios évidemment complétée par une offre de services permettant d’accompagner les entreprises jusqu’à la mise en production de la solution, cible avec la même efficacité tant le secteur public que le privé et s’adapte à tout type de structures de la TPE aux grands comptes en passant évidemment par la PME. Simple, rapide, efficace et conforme aux standards Qualios décline son offre en deux produits QualiosDoc, logiciel de gestion documentaire et QualiosManager, logiciel de gestion et de création de formulaires et d’enregistrements. L’éditeur propose aussi des déclinaisons spéciales avec le PackSMQ et le PackSanté. Le premier est composé de formulaires et de tableaux de bord prêts à l’emploi permettant au travers d’une gestion par processus d’obtenir une traçabilité des tâches effectuées ainsi que des tableaux de bord, des indicateurs et des alertes. Le second reprend sensiblement les mêmes fonctionnalités avec une spécialisation marquée en direction des besoins spécifiques des établissements de santé et des professionnels du secteur. S’agissant de l’intégration aux ressources informatiques déjà en place, Qualios a développé des modules permettant un interfaçage de sa solution avec les logiciels métier avec la finalité d’en réutiliser les données. Les services informatiques centralisant généralement les utilisateurs au sein d’annuaires LDAP ou de logiciels RH, le module de synchronisation des utilisateurs assure la surveillance automatisée des utilisateurs gérés par une autre application. Ce module compare le contenu d’un annuaire LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) en place ou à défaut, une table dans une base de données avec le contenu de la table enregistrée par Qualios. Ce module permet aussi de déléguer l’authentification des utilisateurs dans Qualios à l’annuaire mis en place. Une approche rationnelle du SMQ par l’informatique Le logiciel Qualios Manager assure QUALITÉ RÉFÉRENCES DECEMBRE 2014 PAGE 36

PERFORMANCE MÉTIERS la gestion en temps réel des enregistrements, des tableaux de bord, des alertes et des indicateurs de l’organisation. Son générateur de formulaires permet de mettre à disposition des utilisateurs, des écrans de saisie et de consultation qui vont suivre les circuits de traitement définis au préalable. Il se compose de trois sous-ensembles : le gestionnaire des enregistrements, le générateur de tableaux de bord et le module de connexion. Ce dernier permet d’intégrer dynamiquement en ODBC (Microsoft) ou JDBC (Java/Linux), les informations issues d’autres sources (Oracle, SQL Serveur, DB2 etc...) ou de les exploiter sous forme de fichiers au format délimité (.csv). Selon les droits qui lui sont accordés, l’utilisateur accède aux formulaires qui le concernent et, à tout moment, il peut visualiser l’état du traitement des enregistrements qu’il a généré. Parallèlement, l’alimentation de la base de données, alliée aux automatismes mis en place, permet au décideur d’avoir une visibilité et une traçabilité en temps réel de son système de management au même titre que sa trésorerie ou ses stocks. Un enregistrement découle d’un formulaire complété. Il est la trace formelle qu’une activité a été effectuée ou que des résultats ont été obtenus. L’utilisateur habilité peut consulter les enregistrements archivés mais sans être en mesure de les modifier. Les circuits de remplissage d’un enregistrement par divers acteurs sont gérés et suivis en fonction de l’automatisation des tâches (workflow) imposée lors de la création du formulaire, ce qui permet de mobiliser à leur tour, tous les services concernés. Non-conformités, signalements d’évènements indésirables, suivi d’audits, enquêtes de satisfaction, etc., les formulaires ont un cycle de vie semblable aux autres types de documents. Ils subissent un cycle de validation, une mise en activité et une étape d’archivage. Ils sont traités par le module de gestion documentaire de Qualios qui respecte les circuits de validation et les met à disposition des utilisateurs. La création par glisser-déposer La rédaction d’un formulaire s’effectue en sélectionnant des composants à l’écran avant de les glisser à l’endroit où ils doivent apparaître. Ils deviennent alors des champs à remplir. Champs numériques et de dates, zone de saisie de texte, listes déroulantes pré-remplies, calculs internes au formulaire, insertion de fichiers externes, tableaux dynamiques, signature électronique, la palette d’outils est complète tout en restant d’une extrême facilité d’utilisation. Chaque composant est paramétrable par le rédacteur grâce à un tableau de propriétés qui s’affiche lors de son installation sur le formulaire. Sur chaque champ, le rédacteur peut imposer que l’utilisateur saisisse des données avant de valider son niveau. Certains composants permettent de renseigner des champs automatiquement (nom de l’utilisateur, adresse de courriel, service, date de connexion, etc.). Il est également possible de récupérer des informations d’un enregistrement issu d’un autre formulaire ou d’une autre base de données par une liaison dynamique ODBC ou JDBC. Par exemple, une fiche d’action corrective procédant d’une non-conformité pourra récupérer automatiquement des données concernant cette non-conformité. Un formulaire peut contenir un nombre illimité de niveaux de workflow. C’est lors de la rédaction du document que le rédacteur définit chaque niveau. Avant d’envoyer le formulaire dans le circuit de validation, le rédacteur peut le tester et vérifier son bon fonctionnement. Pour cela, il dispose d’une rubrique spécifique qui lui permet de créer des enregistrements qui disparaîtront lors de la mise en activité du formulaire. Tout au long de leurs tests, les formulaires restent évidemment modifiables. Les tableaux de bord Le module Qualios Manager permet de suivre l’évolution des indicateurs de performance en temps réel sous forme de tableaux de bord. Pour un pilotage en temps réel du processus, le logiciel permet de mettre en place des avertisseurs. A partir d’une valeur de seuil programmée, il est possible de déclencher l’envoi d’un courriel d’alarme. Il est également possible d’exporter ces données vers Excel afin de mettre en place facilement des graphes et d’obtenir des statistiques. L’utilisateur peut, à tout moment, consulter les tableaux de bord générés par ses enregistrements. Il peut ainsi constater l’état des indicateurs de performance en temps réel. Thierry PIGOT QUALITÉ RÉFÉRENCES DECEMBRE 2014 PAGE 37

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