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1 year ago

Qualité Références n°65

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DOSSIER : L’informatique au cœur du management QSE

PERFORMANCE MÉTIERS

PERFORMANCE MÉTIERS Dossier Avanteam Quality Manager, la maîtrise de la qualité Installée en plein cœur de Paris, la société Avanteam – certifiée ISO 9001 sur l’ensemble de ses processus – s’est créée en 2003 avec le but d’adresser les problématiques que rencontrent les entreprises dans la gestion des documents électroniques. Cette expérience lui permet avec Quality Manager d’approcher le management des systèmes QSE des organisations. La qualité, un cœur de métier… Bénéficiant d’une solide expérience dans les démarches d’amélioration continue, Avantean a développé le progiciel Quality Manager dédié à la gestion des systèmes de management qualité – sécurité – environnement. S’appuyant sur sa maîtrise des solutions collaboratives, Avanteam propose avec Quality Manager, une solution logicielle qui permet à chaque collaborateur de l’organisation de participer activement à la démarche d’amélioration continue, grâce à une interface dont l’ergonomie favorise l’adoption dès les premiers jours d’utilisation. Quality Manager dispose d’un portail interactif qui concentre toutes les fonctionnalités nécessaires depuis la gestion des documents jusqu’au pilotage de la boucle d’amélioration. Cette centralisation des données dans une interface unique permet de détecter et de traiter les sources récurrentes de non-conformités ou de réclamations. Il en va de même avec l’historique de toutes les modifications et changements de version apportés ainsi que de la traçabilité de tous les événements, actions et intervenants impliqués à des fins d’audit ou de reporting. Forte de sa maîtrise de la GED, la société Avanteam s’est largement engagée en faveur de l’automatisation des processus en créant une solution de business process management (BPM) pour aider les organisations à obtenir des gains significatifs au niveau opérationnel, qualitatif et financier. Cette démarche a pris la forme d’un générateur d’applications collaboratives de gestion de documents et d’automatisation de processus, connu sous le nom de Process Studio. Au moyen de cet outil, les responsables fonctionnels au même titre que les experts techniques peuvent rapidement modéliser et automatiser leurs processus métiers ou alors choisir et personnaliser leur solution parmi un catalogue applicatif diversifié : achats, factures fournisseurs, qualité, courrier, marketing, vente, juridique, service-client, ressources humaines, etc. Avanteam a intégré dans Quality Manager toutes les fonctions nécessaires à un pilotage fiable et performant du système de management, indépendamment du référentiel ou du secteur d’activité. L’applicatif permet évidement de gérer le cycle de vie des documents et leur publication en ligne. Il enregistre les écarts, les incidents et les réclamations et permet de suivre leur traitement d’une extrémité à l’autre de la chaîne de traitement. Ce premier socle fonctionnel permet ensuite de planifier et de mener des audits, des plans d’actions et des revues de direction auxquels s’ajoutent la traçabilité des enregistrements et le suivi des actions entreprises (évaluation des fournisseurs, plans de formation, enquêtes de satisfaction, contrôle d’équipements, maintenance préventive, revue de contrat, etc.). Une approche uniformisée permet d’harmoniser le management QSE en intégrant dans le même système, les différents référentiels ISO 9001, ISO 14001 et OHSAS 18001 ou les exigences sectorielles HAS, HACCP, FDA 21 CFR 11, etc. QUALITÉ RÉFÉRENCES DECEMBRE 2014 PAGE 38

PERFORMANCE MÉTIERS Les managers peuvent alors piloter l’amélioration continue sur la base d’indicateurs et de tableaux de bord accessibles en temps-réel. Mobiliser les forces et les potentiels dans une même direction Une démarche qualité est un projet transversal sollicitant tous les services et donc, tous les collaborateurs de l’organisation, chacun à son niveau. Pour réussir une telle démarche et faire que la qualité ne se limite pas à l’obtention d’un certificat mais qu’elle s’inscrive dans une dynamique de progrès et de résultats, il est primordial que la solution logicielle choisie reflète cet engagement. A cette fin, Quality Manager bénéficie d’une interface ergonomique unifiée qui favorise les échanges d’informations entre les services sur la base de référentiels opérationnels partagés par tous. Ce rôle repose largement sur le portail interactif où se concentrent toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion du le cycle de vie des documents, au traitement des traiter les incidents et au pilotage de la boucle d’amélioration. Le système de workflow prévient les intervenants du système qualité des tâches qui les attendent et les relance automatiquement en cas de retard, apportant un garde-fou contre les risques de dérapages et de dépassement des temps de réaction ou d’intervention. Grâce aux indicateurs maintenus à jour en temps quasi réel et qui restent accessibles à tout moment, il est possible de prendre connaissance à tout moment de la liste des tâches déjà remplies ce celles qui restent en souffrance. Les rapports graphiques et les tableaux de bord, disponibles en temps- réel, renseignent les managers sur les objectifs, les tendances, les sources de non-conformité et permettent d’identifier les sources de progrès. Les éléments essentiels de la solution Bien sûr, Quality Manager s’appuie sur la plateforme technologique de gestion de documents et d’automatisation de processus mise au point par Avanteam. Elle permet au-delà de la qualité, d’optimiser d’autres processus stratégiques (achats, congés, frais, contrats, courriers, factures, etc.). Les fonctions essentielles de Quality Manager assurent un traitement fiable et performant des documents et des processus qualité. Véritable plaque tournante de l’information critique, la gestion documentaire rend possible la rédaction collaborative des documents avec contrôle des versions, diffusions vers les destinataires référencés et accusés de réception. Elle centralise la gestion des demandes de modification au cœur d’un portail d’accès contextuel et personnalisable assurant une navigation visuelle via la cartographie des processus, la recherche multicritère et en texte intégral. La GED propose encore une visionneuse universelle de documents, une interface directe avec les suites bureautiques Microsoft Office et Open Office ainsi qu’avec Microsoft SharePoint. Le moteur de formulaires et de workflows électroniques permet le traitement des écarts, des non-conformités et des réclamations. Cette approche intègre l’enregistrement et le traitement de tout événement et incident, le déclenchement du bon circuit de traitement selon la nature, l’objet ou la gravité de l’incident, la relance automatique des intervenants en cas de retard, le suivi en temps-réel des actions par incident, par intervenant, par site, par entité, etc. Quality Manager permet encore la planification et suivi des audits en regard du périmètre, des participants, des auditeurs et de leur niveau d’habilitation. La solution supporte des bibliothèques de modèles de questionnaires et de rapports simplifiant la phase de préparation ainsi que la génération du rapport d’audit grâce aux données saisies lors de sa réalisation sur le terrain. Les mêmes principes de partage de référentiels communs facilitent la définition et le suivi des objectifs. Du côté des tableaux de bord, on notera les indicateurs personnalisables et la possibilité de créer rapidement de nouveaux rapports au moyen de l’interface Graph Builder ainsi que la capacité de recourir à des outils de reporting externes tels que Business Objects, Cognos, etc. Compatible avec les standards du marché : la suite logicielle Avanteam a été développée sur la base des standards à l’instar de Microsoft .Net, Ajax, HTML, XML, PDF/A et le versant opérationnel, informationnel et documentaire. La compatibilité et le support étendu des technologies que sont Active Directory et les web services facilite l’intégration de la solution Quality Manager avec l’environnement informatique en place. Hervé DEGUERRE QUALITÉ RÉFÉRENCES DECEMBRE 2014 PAGE 39

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