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Qualité Références n°69

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BPM et Qualité : le duo gagnant !

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dossier Qualité et bpm:duo gagnant bpm mettreenplaceunlogicieldebpm: commentçamarche? créésen1950, leslaboratoires expansciencesont spécialisésdans le développement et la fabrication de produitspour la santé de la peau et contrel’arthrose. parmi ses produits, des best-sellers bien connus des jeunes mamans, telque ceux de la gamme mustela. au fildes ans, cettesociété familialeausuccèsgrandissant à vu croitrede façon exponentielleles documentspapiersausein de l’entreprise. plus de 100 000 documentstransitaient ainsi chaque annéeentreles mains des collaborateurs, ce qui entrainait des risques d’erreur humaine, voir des risques juridiques… eredudigital oblige, la société atrèstôtinitié des démarches de dématérialisations, puis de bpm. nous avons contacté terenceinthavong, de la société axxysconsultants, qui apporte ses conseils éclairés à l’entreprise depuis plus de 4ans pour essayerdecomprendre comment se met en placeune ged au sein d’une entreprise de cettetaille. Qualitéréférences:Commentchoisit-onunlogicieldeGED lorsquel’onnedispose pasdecompétences techniques ? TerenceInthavong : La GED permet de formaliser les processus de gestionetdeworkflow des docs dématérialisés. Expert ou pas, il existe uneméthodologie pour choisirles technologiesdeGED : 1–Définir un cahier des chargesqui reprendles processusexistants, mais aussiceux quel’onsouhaiteajouter.Ils’agitici de réaliser unecartographie desbesoins ainsiqu’unematrice de fonctionnalités. Ce cahierdes charges comprend unepetitepartietechnique, mais ce n’estplusvraimentunsujet. LesDSI et lesles logiciels de GED sont suffisamment maturesaujourd’hui pour s’adapteràtout type de problématique. Ça n’apas toujours étélecas ! 2–Envoyer le cahierdes chargesaune listed’éditeursdetechnologies et attendre leurs réponses.Lechoix se fait en fonction de plusieurscritères, mais rarement selonles fonctionnalités. Tous les logiciels sont aujourd’huienmesuredecouvrir le besoin. Il ya donc unenécessité d’affinerles critères de sélection. Parexemple, la Ged apermisdegagnerdutemps. Ce temps estmis à profitpour automatiser et structurer le processus » Terenceinthavong Manager chez Axxys consultants les Laboratoires Expanscience font partie du « top 1000 »des entreprisesfrançaises. Ilsavaient besoin d’unesolutionadaptée àlatailledel’entrepriseetaux tarifs pratiqués. QR : On gros, on peut direque les gros travaillentavecles gros et lespetitsavecles petits ? TI : Oui, complètement.Maisattention :les «petits»éditeurs sont moinsconnusetilyabeaucoup de choix. Parconséquent, il afallufaire attentionàdifférents points :tarifs, cultured’entreprise,proximité… QR : Vous avez recommandé l’éditeur Avanteam àvotre client. Pour quelle raison ? TI : Le rapportqualité prix estexcellent chez Avanteam. Pour uneoffreéquivalente,Avanteamsepositionnaitautourde50K€ là ou des concurrentsproposaientplusdutriplepourune prestation similaire!Il yabien sûraussi deséditeursmoins cherssur le 36 IQuAliTé RéFéREnCES • n°69• mars-avril 2016

Qualité et bpm:duo gagnant dossier Plus de 30 000 contratspapiers étaient signé chaque année. Tout a été numérisé Atelier BPM chez Expanscience marché,maisles prestationsnesontpas équivalentes. Avanteam estcequ’on appelleune «étoilemontante».Pourreprendre le slogan d’unepublicité bien connue :«elle atout d’unegrande!». La sociétéaffiche d’ailleurs unecroissance continue depuis 2012. QR : Vous nous ditesque le choixd’unlogicielest assezsimple au fond.Pourquoifaire appelàvos services alors? TI : Lestechnologies sont simples, mais ellesnesontpas pour autant maitrisées en interneetles choixfaits en internenesont pastoujours cohérents. De plus,lepassage parunprestataire permet de déporter le risque du choix, personne n’ayantenvie en interned’assumerune éventuelle erreur de choixsur un sujet aussisensible. Enfin, il yaussi des freinsculturels liésàtoute nouvelle intégrationdelogiciel:«l’entreprise va-t-elle licencier si toutest simplifié?», « Vais-je perdre de monpouvoir si l’info estpartagéepar tous?», « Je m’yretrouvai bien dans monfoutoir ambiant. Le logiciel va tout compliquer ». Un prestataire externe estpluscrédiblepourrépondreàces interrogations. QR : Commentpasse-t-ondelaGED au BPM? Chez Expanscience, la Gedapermis de gagner du temps. Ce tempsest mis àprofit pour automatiseretstructurerleprocessus. Chacun sait où estchaque docetchaque document estenvoyé automatiquementàla bonnepersonneaubon moment,cequi fluidifieles échangesetles sécurise. QR : ya-t-ildes conflits en internelorsdelamiseenplace de BPM?Lesdirectionsqualité, parexemple,nesesentent-elles pas dépossédées d’unepartiedeleur leurs prérogatives? « Les processus qualité sontmatures depuislongtemps,iln’y adoncpas trop de débatsur le sujet. » TI : Pour commencer, sans BPM, il yadéjà des risques de conflits. Il ne faut pasoublier quelelogicieln’est qu’unoutil,mis égalementàdisposition de la démarchequalité. Pardéfinition, un processus esttransverse:il estpossibleque plusieursacteurs cherchentàen définir le fonctionnement,avecdes approches différentes, mais c’est plutôt rare. Les processus qualité sont maturesdepuislongtemps, il n’yadonc pastropdedébat sur le sujet. C’estmêmeplutôt bien vécu cardans lesateliersBPM, on «dépoussière le processus»,voire on le cassepourlerefaire. C’estune vraievaleurajoutée pour l’entreprise et pour lesdirectionsmétiers. QR : Il yaune tailleminimum pour mettre en placeunprojet de type GED/BPM? TI : Pasvraiment. Certains périmètres de l’entreprise sont moins maturesmaiscelasefaitbien dans l’ensemble. QR : Faut-ilprivilégier un hébergement dans le cloud? TI : Lessolutions sont maturesaujourd’hui.Mêmeles paiessont dématérialisées. Il yades toujours des questionnements surl’utilisation d’unesolutionenmodeSaaS,maispas vraiment de freins. QuAliTé RéFéREnCES • n°69• mars-avril2016I37

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