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Qualité Références n°69

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BPM et Qualité : le duo gagnant !

gestion de la

gestion de la Qualité nel.Ilfautaussi rappeler quelanouvellenorme étantfortement orientéesur le rôle de la directiondans la démarche, le directeur généralalui-mêmeété audité pendanttouteladurée de l’auditdecertificationoupresque. L’implicationdes équipesest quantàelle passée dans un premier tempspar la mobilisationdes pilotesdeprocessus, quiétaient responsables de la mise en œuvre d’un certain nombre d’actionssur leur périmètred’interventionainsi quedelacommunication auprès de leurscollaborateurs. QR |Quels sont lesbénéficesdecette certification pour QualNet? FernandeCerqueira-Amoroso :Naturellement,lepremier bénéficeconcernel’image de QualNet. La certification estun gage de confiance pour lesclientsetprospects de l’entreprise,en termes de fiabilité et de performancenotamment. Bien entendu, lesbénéfices réelsdelacertificationsetraduisentaussi surle terrainpar la mise en placed’outilsdemanagement, àtravers unedémarche qualitéetune expressiondes axes stratégiques qui deviennentalors déclinables en objectifs de processus. L’autre bénéficemajeur de la certification concerne la réorganisation de l’entreprise selonune approchepar processus, favorisant le pilotage et la transversalité. L’inscriptiondes principesd’amélioration permanente dans la structureetles organigrammes en estuncorollaire indispensable. La certification est un gage de confiance pour lesclients et prospects de l’entreprise. QR |Ya-t-ildes processusplusimpliqués qued’autres dans ce type de démarche ? FernandeCerqueira-Amoroso :Dufaitdes évolutions de la norme, les processus de management ont naturellement été les plus impactés,àtravers les notionsdedéclinaisonstratégiquesurtout.Les exigencesenmatière de maîtrise des risques ©Qual’net ontégalement impactéleprocess d’auditinterne queQualNet afait lechoix d’intégrer. Aujourd’hui, l’audit des processus est fondé sur une cartographie des risques, dont leniveau de maîtrise est évalué àéchéance régulière. Lagestion des risques devientalors systématique et alimente naturellement la démarched’amélioration àtravers les recommandations qui découlentdeces audits. QR |Quelest le bénéficedecette certification pour les clients de QualNet, et en quoi ses solutions sont-elles adaptées auxnouveauxenjeuxdelanorme ? FernandeCerqueira-Amoroso :QualNet s’est approprié la nouvelle version delanorme ISO 9001 :version 2015 et devientpluslégitimepourproposer auxclients des produits couvrant un certain nombre de nouvellesexigences, notamment la gestiondes risques. Avec IntraqualDynamic,QualNet développe des solutions d’identification, de cotation et de maîtrise desrisques complètement en lienavecles exigences de la nouvelle version delanorme. Avec Intraqual DOC, QualNetcouvrepar ailleursdes exigencesdedéclinaison des axes stratégiques avec la production de matrices d’enjeux stratégiques par exemple, defiches d’objectifs par processus et même la production des tableaux de bord et d’indicateurs associés.Lemoteur de workflowétant particulièrementsouple, tout peut être paramétré. QR Un dernier motpourconclure? ©Qual’net OlivierLePape :ChezQualNet, nous aimons releverles défis et celui-ci était detaille!Le fait que nous soyons lepremier éditeur français et parmiles toutes premières entreprisescertifiées en France est une grande fierté !Ladate del’audit était fixée depuis déjàquelques semaines et nous croisionsles doigts pour quelanorme sorteenmêmetemps. C’estchose faite!● 44 IQuAliTé RéFéREnCES • n°69• mars-avril 2016

gestion de la Qualité ged De la gEd à la plateforme collaborative en 2015, 83 %des documents étaient archivésenformat papier,71%étaient archivéssur un disque dur (avec un doubleclassement, électronique et papier) et seulement 8%étaient archivésdans un logiciel de ged. * ©Visiativ ©Visiativ martine joulia-Cubizolles Direction Marketing de l’Offre Visiativ Fondateur de Novaxel L’informationest en silos, cloisonnée en fonction desformats, deslieux et dessupports. Lesinformationsetles documentsdes entreprisessontquotidiennement échangéspar de très nombreuses personnessous différents formats(papier,PDF,Word, Excel, Outlook). Toutes cesinformationssontclasséesdans différents lieux et sur différents supports (classeurs, armoires,bureaux, ordinateurs des collaborateurs, serveursdefichiers,serveursdemessagerie, salles d’archives). LesConséquencessontdramatiques avec : •des pertes de tempspourretrouver un document ; •des difficultéspourpartagerl’information ; •des coûtsassociés au classement physique, auxphotocopies et réimpressionsinutiles ; •des risques importants decommuniquer des informations erronéesouobsolètes ; •des pertes d’informationencas de départ d’un collaborateur ; •des difficultéspourobtenirune vision globalesur un dossier client, parexemple. Et,encore et toujours,dupapier, carles documentsutilisés pour supporterles relationscommerciales avec lesclients, fournisseursoules relationssociales avec lescollaborateurssontmajoritairementauformatpapier,lui-même réimprimé. Sans oublierles difficultésd’accès àl’information hors de l’entreprise :lorsdevisites chez lesclients, lescollaborateursitinérants(commerciaux, techniques)sontfréquemmentconfrontés àlanon-accessibilité de l’information, puisqu’ils’avère compliquéd’emporterses armoires dans sa mallette. La GED répond àdes usages associés àdes processuscollaboratifs.Samiseenœuvre fait appelàdes qualités liéesàla réglementation, àl’organisation, auxcontrôles. En 2016,laGED évolue vers uneplateformecollaborative, qui intégrera des briques fonctionnelles en plus de la gestion de documentsetdedossiers. Cetteplateformeauraainsi la capacité d’activerdes applications àlademande, afin d’avoir,àterme,une solution complèteet fluide quidécloisonne lesflux entreles directionsetles ouvre surleur écosystème. Ces applications packagées répondent àdes usages précis, comme lagestion des dossiers clients, des dossiers fournisseurs, des congés, d’un nouvel entrant. Assembléesdans des solutions dédiéesàdes services métiers(RH,qualité…), elles vont naturellements’adapter auxenjeux desdifférentesdirections. Cetteapprochetransversaleest un facteur clépourtoutes lesentreprises et leur permettrades’adapter avec succès àleur environnement,enfonctiondeleurspriorités stratégiques,de leursressourcesetdeleurscontraintes. *source:Enquête OpinionWay 2015 QuAliTé RéFéREnCES • n°69• mars-avril 2016I45

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