Views
4 years ago

Qualité Références n°72

  • Text
  • Processus
  • Outils
  • Solutions
  • Gestion
  • Entreprises
  • Juin
  • Avril
  • Ainsi
  • Excellence
  • Travail
La digitalisation au cœur de la stratégie de l'entreprise

DOSSIER INTRODUCTION BPM

DOSSIER INTRODUCTION BPM et GED au service de la stratégie Les technologies utilisées par les entreprises pour gérer leurs flux documentaires se multiplient avec l’évolution des usages, par la généralisation des entreprises étendues et des solutions toujours plus collaboratives et conviviales. Ainsi, dans les organisations, de nombreuses applications sont utilisées au quotidien par les collaborateurs : BPM, GED …. L’étude du cabinet CXP réalisée en 2015 sur les pratiques d’amélioration des processus métier et l’utilisation de solutions de dématérialisation dans les entreprises et les organismes publics français avait révélé qu’exploitées par une minorité d’entreprises françaises, les solutions de Business Process Management (BPM) devaient voir leur utilisation progresser rapidement et de façon significative puisque 35% des entreprises non équipées envisageaient de mettre en œuvre une solution de ce type à court terme (d’ici un an ou moins pour 62% d’entre elles). De leur côté, les entreprises déjà pourvues d’outils de dématérialisation des processus voulaient étendre leur champ d’application. De plus, cette étude avait montré la grande variété des usages du BPM, l’enracinement durable des démarches d’amélioration des processus dans les entreprises françaises avec un renouveau des initiatives en la matière. Les entreprises et les organismes publics utilisaient le BPM pour des usages très divers : les processus commerciaux ou relatifs à la relation client, les processus financiers, les activités liées aux Ressources Humaines, les processus Qualité et les processus cœur de métier, spécifiques à l’entreprise. Mais les démarches processus souffraient encore d’une certaine immaturité. En outre, les Directions Générales étaient conscientes que leur entreprise devait s’adapter aux nouveaux usages numériques (multiplication des canaux d’échanges avec les clients, digitalisation croissante des processus commerciaux, progression de la mobilité, collaboration accrue entre l’entreprise et son écosystème…). Par ailleurs, la dématérialisation des flux documentaires intéresse de plus en plus les entreprises car elle permet de réduire les coûts, d’améliorer la productivité, la fiabilité et l’efficacité du travail. La gestion des données (GED) contribue, entre autres, à sa progression. Ainsi, dans ce dossier, les fabricants de solutions de BPM et de GED échangent sur les enjeux de leurs activités et la contribution de leurs solutions à la stratégie des organisations. Enfin, le groupe Sebia témoigne sur l’utilisation d’une solution de BPM pour gérer ses documents. 18 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°72 • Avril - Mai - Juin 2017

GED - LA GRANDE INTERVIEW DOSSIER INTERVIEW KENTIKA, QUALIOS ET QUALNET : des spécialistes de la GED Des responsables des sociétés Kentika, Qualios et Qualnet, s’expriment sur les enjeux de la gestion des documents (GED). Ils présentent aussi les dernières versions de leurs logiciels et leurs avantages. Echanges. NOS INTERVENANTS : Gilles BATTEUX PRÉSIDENT DE KENTIKA SAS Bertrand BIGO PDG DE QUALIOS David KINZELIN RESPONSABLE COMMERCIAL DE QUALIOS Olivier LE PAPE DIRECTEUR GÉNÉRAL DE QUALNET Qualité Références : Quels sont les enjeux du GED ? Gilles Batteux : La GED présente plusieurs enjeux : - éviter les dysfonctionnements liés à un manque d’information ou à une information erronée, - augmenter les performances par une information « juste à temps », - permettre à chaque collaborateur d’apporter sa réelle valeur ajoutée en évitant les pertes d’énergie liées à la recherche d’information ou à une information erronée, - faciliter l’appropriation du système de management de l’organisation. Bertrand Bigo et David Kinzelin : La GED est multi-facettes et à chaque métier correspond un manière de gérer ses documents. Olivier Le Pape : La GED est un enjeu stratégique pour les organisations mais également un enjeu humain, fonctionnel et financier. Elle permet de centraliser et s’approprier les documents afin de partager les connaissances rapidement via un accès unique. Cet outil collaboratif est très adapté aux entreprises multisites. Il répond également aux exigences normatives et réglementaires et s’inscrit donc dans une démarche de certification et de conformité. « La GED est un enjeu stratégique pour les organisations mais également un enjeu humain, fonctionnel et financier. » Olivier LE PAPE Q.R. : Pourquoi les clients installent-ils une solution de GED ? Portail du logiciel Qualios. O.L.P. : L’objectif d’une solution GED pour les organismes et sociétés est la mise en œuvre d’un processus de digitalisation de leur système documentaire : - fluidifier et maîtriser le cycle de vie des documents (création, signature, diffusion) pour une gestion zéro papier, - rendre les documents disponibles en temps réel pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail, - assurer la traçabilité des documents, - archiver, centraliser et rechercher simplement des documents, - s’assurer du bon référencement et mise à jour des documents. Une solution GED permet également aux entreprises de : - répondre aux exigences normatives et s’inscrire ainsi dans une démarche de certification, - se conformer aux réglementations quelles qu’elles soient (santé, pharmaceutique, banque, assurance…). QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°72 • Avril - Mai - Juin 2017 I19

Qualité Références - Découvrez la revue en version digitale

Pour vous abonner, joindre la rédaction, communiquer dans la revue ou simplement avoir plus d'informations sur votre métier, rendez-vous sur notre site internet :

www.qualite-references.com