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Qualité Références n°72

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La digitalisation au cœur de la stratégie de l'entreprise

DOSSIER CLIENT BPM -

DOSSIER CLIENT BPM - SEBIA SEBIA : un client d’AVANTEAM dans la biotechnologie Sebia est le premier fournisseur mondial d’équipements et de réactifs d’électrophorèse de protéines cliniques, une technologie utilisée pour le diagnostic in vitro. Ses services de Qualité et Environnement et des Systèmes d’Informations ont choisi la solution BPM d’Avanteam pour gérer leurs documents. Navigateur personnalisé par groupe d’utilisateur en fonction de droits d’accès définis. © DR Les systèmes développés par Sebia analysent les protéines afin de dépister et de surveiller diverses maladies : principalement l’oncologie (myélome multiple), les troubles métaboliques tels que le diabète, l’hémoglobinopathie et les pathologies rares. Situé au sud de Paris, le siège social du groupe intègre toutes les fonctions principales : recherche & développement (R & D), fabrication, services à la clientèle, marketing et activités commerciales, ainsi que toutes les fonctions administratives. Au fil des ans, la société a constamment renforcé son empreinte internationale en mettant en place des filiales en Allemagne (1986), Royaume-Uni (2006), Espagne (2001), Italie (1998), USA (1997), Belgique (1996). Elle s’est également développée avec des bureaux de représentation en Chine (Shanghai 2007) et au Brésil (San Paolo 2007). Elle couvre directement ou via un réseau de distributeurs, plus de 120 pays dans le monde. Sebia opère dans un environnement réglementaire très strict avec un niveau élevé d’exigences. Tout en respectant ces exigences strictes, il concentre son système de gestion de la qualité pour répondre à la satisfaction totale des clients. La qualité est intégrée dans la culture et les opérations de l’entreprise. Le groupe est organisé autour de départements fondamentaux : R & D, fabrication, assurance qualité, affaires réglementaires, commercial et support client. Ces différents services sont étroitement liés par un système de gestion de la qualité avec des objectifs visant à améliorer et à dépasser la satisfaction des clients, des employés et des autres parties prenantes. Ainsi, le groupe est certifié selon les normes ISO 9001, ISO 13485 et ISO 14001. Par ailleurs, son engagement spécifique en matière de prévention de la pollution et de respect de l’environnement passe par l’amélioration de la gestion des ressources, la promotion d’un comportement écologique et le contrôle rigoureux de la gestion des déchets, avec récupération ou recyclage. 28 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°72 • Avril - Mai - Juin 2017

CLIENT BPM - SEBIA DOSSIER DU DÉVELOPPEMENT DURABLE À LA GESTION DOCUMENTAIRE L’intérêt pour l’acquisition d’une solution BPM au sein de l’entreprise est multiple. La première motivation concerne l’amélioration de la gestion de l’ensemble de la documentation qui représente plus de 6000 documents par le module GED (Gestion Electronique Documentaire). Cela permet d’assurer le suivi de façon précise du cycle de vie d’un document et obtenir ainsi une réponse positive aux exigences normatives. La deuxième raison de l’acquisition de la solution concerne l’amélioration de la traçabilité de l’ensemble des documents et des actions réalisées au sein de ces documents. Autres intérêts : améliorer le stockage de l’archivage des données et la communication inter-service en supprimant les « bannettes courriers » entre les services et favoriser un espace collaboratif depuis son bureau. D’autres raisons expliquent l’acquisition de la solution : accélérer le traitement des données, par l’intermédiaire d’envoi de mail sur les actions à réalisées par les collaborateurs et garantir une recherche rapide de tous les documents. De plus, cette solution rend possible la maîtrise de l’accessibilité des données en tout point de l’entreprise et la corrélation entre les différents processus de l’entreprise. Les fiches générées au sein de la solution sont reliées les unes aux autres. Il est ainsi possible depuis la réclamation client gérée par le service qualité de visualiser l’échange réalisé par le service commercial, l’action corrective en cours de réalisation et l’ordre de fabrication à l’origine de la réclamation…. Alain Turco, responsable Qualité et Environnement de Sebia remarque à propos des raisons de l’acquisition de la solution BPM : « La première motivation dans la mise en place de notre solution BPM fut la gestion documentaire. L’utilisation de fichier Excel pour le suivi des documents ne permettait ni un véritable suivi du statut des documents ni leur modification ou mise à jour. Il était indispensable de pouvoir aisément gérer notre documentation, de relancer les acteurs sur les vérifications ou approbations à réaliser et de permettre aux utilisateurs d’avoir un accès rapide et pérenne à cette documentation et de pouvoir gérer les documents obsolètes souvent utilisés aux postes de travail. De plus, les exigences réglementaires étant de plus en plus contraignantes, il devient difficile de répondre aux organismes certificateurs sans un outil efficace de management des process. » Les services Qualité et Environnement et des systèmes d’informations services sont à l’initiative de l’acquisition de la solution BPM. « La première motivation dans la mise en place de notre solution BPM fut la gestion documentaire. » Alain Turco déclare également : « Nos critères de choix étaient simples. Nous voulions une solution permettant à l’utilisateur de devenir rapidement autonome sur la solution afin de limiter les coûts de développements de l’éditeur. De plus, l’éditeur du logiciel devait être l’intégrateur de la solution. Nous voulions ainsi éviter les discussions sans fin où l’éditeur rejette l’anomalie sur l’intégrateur et vice versa. Enfin, nous souhaitions être en présence d’une société d’édition à taille humain et dynamique afin d’assurer une réactivité à nos problématiques. » A ce jour, les nombreux modules « métiers » de la solution BPM utilisée par Sebia permet son emploi par l’ensemble des services. Le service qualité utilisera plus particulièrement le module de management de la qualité afin de traiter les réclamations clients, non-conformités interne, actions correctives et préventives et le suivi du planning des audits internes ou tierce partie. Quant au service de maintenance, il sera plus axé sur le module de gestion des équipements de production afin de traiter les interventions de maintenance curatives ou préventives. En outre, le service de ressources humaines naviguera sur le module RH afin de traiter les demandes de congés ou d’absences et le suivi des demandes de formation et leur évaluation. Bref, toutes les personnes de l’entreprise, à un moment ou un autre de leur activité au sein de Sebia sont amenées à utiliser la solution BPM. Valérie Brenugat Exemple de la dématérialisation des fiches de vie des équipements de mesure et d’essai. © DR QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°72 • Avril - Mai - Juin 2017 I29

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