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Qualité Références n°74

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Quels outils pour la performance et la qualité ?

DOSSIER Quels logiciels

DOSSIER Quels logiciels pour la performance et la qualité ? De la dématérialisation au PLM Selon une étude conduite par le cabinet d’analyses Markess sur les « Tendances Clés du marché de la gestion des processus documentaires » présentée dans le cadre de la 12 ème Edition de Solutions Demat’Expo et des Salons Solutions qui se tiennent du 26 au 28 Septembre 2017 à Paris Expo Porte de Versailles, la gestion des processus documentaires est encore loin d’être optimisée. Plus de 90% des décideurs interrogés jugent, en effet, devoir encore travailler sur cet aspect. Au-delà des documents en tant que tels, il s’agit avant tout d’optimiser des processus métiers. Digitaliser les processus administratifs RH, généraliser la facturation électronique sont autant de chantiers à digitaliser, dans lesquels les documents occupent encore une place clé, mais surtout à améliorer la performance métier. Grâce aux centaines d’entretiens conduits au cours des derniers mois auprès de décideurs d’entreprises et d’organisations publiques et de prestataires du marché, les analystes de Markess ont identifié 5 tendances, plus ou moins prononcées, qui devraient dessiner le marché des solutions associées à ces projets d’ici fin 2018. Les décideurs métiers ont de nouvelles attentes vis-àvis des solutions de gestion des processus documentaire en fonctionnalités leur permettant de gérer des contenus ou des documents, qu’elles soient intégrées à leur solution métier ou en stand-alone. Ces solutions doivent aussi leur permettre de relever des défis comme l’automatisation des processus métiers. Autre point important : la sécurité des documents et processus associés. La mobilité est également un aspect essentiel permettant notamment de répondre aux enjeux d’instantanéité et de temps réel et d’ouvrir la gestion des processus documentaires au « front office » ou même aux tiers impliqués dans les dossiers associés. Par ailleurs, les décideurs interviewés expriment leurs besoins dans le domaine analytique à différents niveaux : gestion de la performance des processus, valorisation et contrôle des données. De plus, le «cloud» permet aux directions métiers de gagner en agilité et en autonomie tout en s’affranchissant de contraintes techniques. Ce marché des solutions de gestion des documents et des processus métiers doit donc intégrer ses besoins exprimés par les métiers. Ainsi, dans ce dossier, la dématérialisation des processus documentaires et métiers sera largement traitée. Mais les solutions de qualité et de PLM seront également abordées. © Docapost 22 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017

Quels logiciels pour la performance et la qualité ? DOSSIER AVIS D’EXPERT Copie fiable : numérisation et archivage à vocation probatoire, une chaîne de valeur désormais complète La publication de la norme NF Z42-026 complète le référentiel de numérisation et d’archivage à vocation probatoire sur lequel s’appuie l’article 1379 du Code civil, pour déterminer le caractère présumé fiable d’une copie numérique. Cette évolution du Code civil constitue un véritable bond en avant pour la transition numérique des entreprises. Vincent JAMIN, directeur Division Dématérialisation, Services de Confiance, Docapost et administrateur de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique (FNTC) Eric CAPRIOLI, avocat à la Cour et Docteur en Droit et fondateur Caprioli & Associés, société d’avocats (Paris et Nice). Membre de la délégation française aux Nations Unies. Vice- Président de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique (FNTC). Avec la publication de la norme Afnor NF Z42-026 fixant les conditions de numérisation à vocation probatoire, tous les éléments sont désormais réunis pour concrétiser l’objectif d’une gestion zéro papier, y compris pour les situations susceptibles de générer des litiges. En reprenant à son compte le volet numérisation de la norme Z42-013, la nouvelle norme décrit le processus de reproduction numérique fidèle et fiable des originaux au format papier. Elle s’adresse aussi bien aux entreprises qu’aux opérateurs de numérisation. Pour résumer, la norme Z42-013 insistait sur la notion de modification irréversible du support de la copie. La norme Z42-026 s’intéresse quant à elle à l’intégrité de la reproduction, mais aussi à sa qualité, à sa conservation et à sa sécurisation. En matière d’intégrité par exemple, une copie fiable devra être garantie contre toute modification ultérieure par l’horodatage et par une signature électronique qualifiée au sens du règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014. Cependant, la norme exige aussi de s’assurer de la parfaite lisibilité du document reproduit. UNE CHAÎNE DE CONFIANCE UNIQUE Ensemble, les deux référentiels forment une chaîne de confiance unique qui intègre toutes les activités de conservation numérique des documents, depuis leur dématérialisation, s’il s’agit d’originaux papier, jusqu’à leur archivage électronique. Et c’est précisément sur cette chaîne de confiance que s’appuie une évolution majeure de la législation, qui a fait entrer, par un décret publié le 5 décembre dernier, le principe de la copie numérique fiable dans le Code civil (art. 1379). En vertu de ce principe, et sous réserve de satisfaire aux bonnes pratiques des normes NF Z42-026 et NF QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017 I23

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