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Qualité Références n°74

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Quels outils pour la performance et la qualité ?

DOSSIER Quels logiciels

DOSSIER Quels logiciels pour la performance et la qualité ? Atelier de préparation et numérisation du site parisien de Docapost Z42-013, une copie numérique peut se voir attribuer la même force probante que l’original papier, ou digital, dont elle est la reproduction strictement fidèle et incorruptible. ACCÉLÉRER LA TRANSFORMATION DIGITALE Ce nouvel article du Code civil remplace un article 1348, élaboré dans les années 80, et qui définissait les conditions d’une copie numérique fidèle et durable, mais sans accorder à celle-ci une opposabilité équivalente à l’original papier. En instituant le principe de la copie numérique fiable, la rédaction de l’article 1379 ne se borne pas à conférer au numérique la même valeur légale que le papier. Elle donne aussi aux entreprises la possibilité de se libérer de l’obligation de conservation des originaux. Ces derniers peuvent désormais être détruits, au terme ou avant leur délai de conservation légal, sans impact juridique pour l’entreprise. De ce point de vue, le texte confirme une jurisprudence déjà établie. Plusieurs décisions de Cours d’appel, notamment de Lyon (3 septembre 2015) et de Paris (11 février 2016) ont considéré une copie numérique réalisée conformément à la norme Z42-013 comme fiable, notamment lorsque l’entreprise se trouvait dans l’incapacité de produire le contrat original. Cette avancée majeure du Code civil met un terme à un entre-deux particulièrement inconfortable pour les entreprises, dont la transformation digitale restait freinée par les obligations légales. Dans la pratique, les entreprises devaient maintenir un double système d’archivage : numérique pour les besoins opérationnels ; physique pour la conformité réglementaire. Cette situation pesait également très lourd sur le coût d’archivage en vue d’éventuels litiges ou contrôles. La difficulté n’étant pas tant de conserver les documents, mais d’être en capacité de retrouver un document en particulier parmi des millions d’autres pour le présenter au juge dans les délais impartis. UNIFIER LES PROCESSUS DE REPRODUCTION ET DE CONSERVATION À VOCATION PROBATOIRE L’article 1379 du Code civil offre en définitive aux entreprises un cadre réglementaire unique pour unifier les processus de conservation documentaires, quels que soient la source et le niveau de risque associé. En retenant les critères techniques de « En instituant le principe de la copie numérique fiable, la rédaction de l’article 1379 ne se borne pas à conférer au numérique la même valeur légale que le papier. » numérisation fiable tels que définis dans les normes NF Z42-026 et NF Z42-013, le texte fournit ainsi un cadre commun aux juges et aux entreprises pour conférer une vocation probatoire aux copies numériques. Combinées, ces normes définissent 24 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017

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