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Qualité Références n°74

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Quels outils pour la performance et la qualité ?

DOSSIER Quels logiciels

DOSSIER Quels logiciels pour la performance et la qualité ? une chaîne complète de confiance numérique reposant sur un ensemble de bonnes pratiques de journalisation. Document par document, chaque étape du processus doit faire l’objet d’un rapport d’exécution exhaustif. Celui-ci concerne non seulement la numérisation, l’indexation et l’archivage, mais aussi, dans le cas d’un original papier, la phase de préparation des documents en amont et son éventuelle destruction en aval. La copie numérique fiable traitée par cette chaîne de confiance peut ensuite être archivée électroniquement en même temps qu’une attestation de fiabilité numérique consolidant l’ensemble des rapports de traitement. Sous réserve d’avoir strictement respecté toutes ces étapes, le Code civil accorde à la copie fiable le statut de présomption légale simple. Cette disposition du Code civil permet de conférer une valeur de preuve à un fait non établi, mais vraisemblable sur la foi d’un ensemble de faits dûment établis. Sans rien imposer aux entreprises, le Code civil indique donc clairement la voie à suivre. Les entreprises qui se conformeront aux prescriptions des normes NF Z42-026 et NF Z42-013 pour la numérisation et l’archivage à vocation probatoire respecteront ainsi les exigences du décret d’application de l’article 1379. Elles pourront donc bénéficier de la présomption légale simple, c’est-à-dire qu’elles seront dispensées d’apporter la preuve par l’original de la fiabilité de la copie qu’elles présentent. En cas de contestation, c’est à la partie adverse qu’il appartiendra de démontrer le contraire, c’est-à-dire de présenter des éléments tendant à détruire la présomption de fiabilité. GARANTIR LE BÉNÉFICE DE LA PRÉSOMPTION LÉGALE SIMPLE Dans une perspective de réduction du risque juridique, ou de celui associé à l’image de l’entreprise, l’article 1379 du Code civil confère ainsi au respect des normes NF Z42-026 et NF Z42-013 un caractère bien plus critique qu’auparavant. Car la référence au régime de la présomption légale simple implique aussi son contraire. Selon le principe que la fiabilité d’un ensemble n’est pas supérieure à celle de la moins fiable de ses parties, le doute sur le respect d’une seule étape de la chaîne de confiance peut théoriquement induire la remise en cause de toute la chaîne. Dans ce cas, l’entreprise se trouve soit dans l’obligation de produire l’original papier si elle en dispose encore, soit exposée au risque de voir la copie présentée rétrogradée au rang de simple commencement de preuve. Le respect des normes de numérisation et d’archivage à vocation probatoire permet d’écarter toute approximation dans la mise en œuvre des exigences du décret d’application, et ce quel que « La conformité à la norme NF Z42-013 peut être attestée par la certification NF 461 – systèmes d’archivage électroniques. » soit l’importance ou la criticité juridique du document traité. L’invalidation du caractère fiable d’une copie en particulier peut non seulement avoir des conséquences immédiates sur le litige correspondant. Elle constitue aussi le début d’un faisceau de preuves contraires, pouvant conduire à la remise en cause de l’ensemble du dispositif de copie fiable mis en œuvre par l’entreprise. Et théoriquement à la contestation systématique de l’opposabilité des documents dans tous litiges à venir ou en cours. UN ENJEU DE CERTIFICATION ET DE FORMATION Les entreprises qui ont mis en œuvre la norme NF Z42-013 sans son volet « numérisation » sont paradoxalement les plus exposées à ce risque de remise en cause car faute d’en avoir l’utilité sur le plan juridique, ces entreprises n’ont pas nécessairement intégré le respect des procédures manuelles de préparation au traitement, ainsi que les obligations associées de journalisation. Or ces étapes sont aujourd’hui incontournables pour bénéficier de la présomption légale simple. Leur parfaite exécution compte autant dans le faisceau d’indices attestant de la copie fiable que le dispositif d’horodatage ou de cachet électronique. Pour les entreprises, et notamment pour celles qui disposent à la fois d’un réseau d’agences susceptibles de numériser des documents au fil de l’eau, et d’un centre de numérisation (externalisé ou non), la mise en œuvre de cette chaîne de confiance représente un double défi. Dans les centres de numérisation, les entreprises concernées ont tout intérêt à se conformer aux exigences de la norme NF Z42-026. En amont, et cela est également vrai pour les activités de numérisation décentralisées, le bénéfice de ces nouvelles dispositions du Code civil nécessitera aussi de former les utilisateurs, afin d’assurer le respect à toutes les étapes de la chaîne de confiance. DEPUIS 2012, LA CONFORMITÉ À LA NORME NF Z42-013 PEUT ÊTRE ATTESTÉE PAR LA CERTIFICATION NF 461 – systèmes d’archivage électroniques, qui couvre les activités des systèmes d’archivage électronique (SAE) internalisés ou opérés par un prestataire externe. Optionnellement, cette certification couvre également l’intégralité du processus de numérisation en plus de l’archivage à vocation probatoire. Il est donc important de vérifier le périmètre couvert par un opérateur certifié NF 461 afin de s’assurer de la garantie de conformité de l’ensemble de la chaîne de confiance de la copie numérique fiable. Vincent Jamin et Eric Caprioli 26 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017

Quels logiciels pour la performance et la qualité ? DOSSIER INTERVIEW Docapost : un acteur innovant de dématérialisation Après avoir présenté l’activité de sa filiale, Vincent Jamin, directeur Division Dématérialisation Services de Confiance de Docapost et administrateur de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique (FNTC) s’exprime sur les challenges et les innovations de la dématérialisation. Précisions. Préparation du courrier entrant Qualité Références : Quelle est votre activité ? Vincent Jamin : Docapost, filiale du Groupe La Poste, accompagne les entreprises et les institutions dans leur transition numérique et mobile. Elle propose des solutions sur mesure ou clés en main, allant du conseil à la gestion déléguée de process, en passant par l’échange de données sécurisées, l’archivage électronique, la numérisation, la délivrance et la gestion d’identités numériques. Lors de la dématérialisation, on s’affranchit du papier et des contraintes géographiques pour être plus efficace. Quant à la division Dématérialisation de la BU Services de Confiance, elle apporte la chaine de confiance au client pour faire le pas dans la dématérialisation. Elle propose des services d’archivage électronique simple ou à vocation probatoire labellisé FNTC-TA en conformité avec la norme NF Z42-013. En outre, Docapost a renforcé son expertise dans la transformation digitale avec l’acquisition d’Ametix, société spécialisée dans le conseil numérique. Grâce à ce rachat, elle dispose d’une offre de services complète pour accompagner les grands projets de transformation digitale de ses clients. Q.R. : Quels sont les enjeux de la dématérialisation ? V. J. : Le respect de la conformité des process est le premier enjeu. Pour les clients, la dématérialisation permet d’augmenter la performance. Les clients attendent, en effet, des processus plus rapides utilisant moins d’énergie. Une augmentation de rendement leur permet ainsi de baisser leur coût. Sur le point financier, les clients veulent une augmentation de la trésorerie qui permet le recouvrement, la baisse de risque d’impayé et des litiges liés à la conformité et la défense de leur image de marque. Q.R. : Quelles sont les différentes étapes de dématérialisation ? V. J. : Cela commence par un enregistrement de l’arrivée de tout document avec la feuille de production où sont indiqués les clients et les tâches réalisées. La deuxième étape est la préparation des documents comme des tickets de caisse, des bons de livraison et des dossiers de livraison et des recommandés. Après, les documents papiers sont numérisés dans des scanners pour réaliser une copie numérique. Si certaines informations n’ont pas été reconnues automatiquement, un opérateur regarde le document lors de l’étape de vidéocodage. Avant l’arrivée de la copie fiable, le document papier avait une valeur très forte et était envoyé à des archiveurs papier. Maintenant, il est détruit selon des normes très rigoureuses. En outre, historiquement, Docapost ne travaille que sur des documents sensibles et de confiance et réalise de l’archivage électronique. Q.R. : Quels services sont à l’initiative de la dématérialisation ? V. J. : Les 2 acteurs principaux de la dématérialisation dans l’organisation sont la DSI et les services métiers. La DSI 1 demande des projets aux services métiers et les pilote. En outre, 1 Direction des systèmes d’information. QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017 I27

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