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Qualité Références n°74

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Quels outils pour la performance et la qualité ?

DOSSIER Quels logiciels

DOSSIER Quels logiciels pour la performance et la qualité ? DIGITALISATION Locarchives : de la numérisation à l’archive Locarchives propose des solutions d’archivage et de dématérialisation afin d’accompagner les organisations dans la gestion quotidienne de leurs documents. Après avoir expliqué les enjeux, Emmanuel Faure, directeur Stratégie Marketing, présente les services de sa société et sa politique de développement. Emmanuel FAURE, directeur Stratégie Marketing Qualité Références : Quelle est votre activité ? Emmanuel Faure : Depuis une quarantaine d’années, le métier d’origine de Locarchives est celui de prestataire de services même si notre société propose des logiciels installés chez le client ou vendus en mode SaaS. Nous conservons des archives papier pour les entreprises dans des entrepôts. Nous disposons aussi des logisticiens et des flottes de véhicules pour le transport, la livraison et l’indexation. De plus, nous offrons tous les services autour du document physique. Puis, nous sommes passés à une phase de numérisation, et enfin de dématérialisation avec une plateforme globale de dématérialisation, de gestion électronique et d’archivage probatoire. Mais le défaut de l’électronique réside dans la relative simplicité de la modification d’un document tel qu’une facture, un bulletin de salaire. Locarchives conserve les documents natifs numériques (contrat signé électroniquement, facture… dans son système d’archivage électronique à vocation probatoire, et préserve leur intégrité grâce à des procédés tels que l’horodatage, le chiffrement, la signature électronique… Elle archive, dans des journaux, l’ensemble des éléments de preuve qui pourront être fournis au juge en cas de besoin. Maintenant, nous travaillons avec des partenaires sur la gestion électronique des documents et des plateformes de dématérialisation des flux comme celle des bulletins de salaire. Cela nous permet de proposer une offre globale de dématérialisation et de conservation du document physique. Locarchives présente la double caractéristique : traiter le physique et l’électronique et gérer de façon efficace ce mix de document, quel que soit son format. Son approche est très tournée vers le document. On s’intéresse au format du document (électronique, papier), au besoin de consultation, de partage et d’accès à l’information, aux règles de gestion (la durée de conservation, l’engagement et la gestion de droit à l’oubli) et la valeur juridique du document. On peut conseiller une solution de dématérialisation plus efficace avec les processus associés, la maîtrise des risques et leurs coûts. 30 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017

Quels logiciels pour la performance et la qualité ? DOSSIER La dématérialisation, des bénéfices concrets au service de la collaboration et de la mobilité © Shutterstock Q.R : Quelle est votre actualité ? E.F. : Une des caractéristiques du marché de la dématérialisation : sa dynamique est rythmée par les évolutions de la législation. Depuis l’année dernière, le code civil reconnait qu’une copie numérique effectuée selon des règles de gestion très spécifiques, aura la même force probante que son original papier. En réponse à cette avancée, nous proposons une solution permettant de réaliser des copies numériques dites fidèles ou fiables dans une chaîne de numérisation spécifiquement adaptée pour tracer tout le processus de numérisation et le verser dans notre système d’archivage électronique. Ainsi, si vous faites une copie d’un document dans ces conditions, vous pouvez potentiellement détruire l’original papier. Q.R : Quels sont les enjeux de la dématérialisation des documents tournée vers la gestion des dossiers ? E.F. : Voici les 3 enjeux majeurs : l’optimisation de l’efficacité et de la fiabilité des processus grâce à leur automatisation, la maîtrise des risques pour plus de conformité, et enfin la maîtrise des coûts. Aujourd’hui, la demande la plus fréquente concerne la numérisation de l’ensemble des dossiers du personnel. Or la numérisation des documents coûte cher (environ 10 centimes la page). La main d’œuvre représente un coût important car il y a beaucoup de travail de préparation en amont de la numérisation. Pour maîtriser les coûts, on identifie les documents les plus consultés et ceux entrant dans la gestion des processus courants afin de les numériser. Mais il est préférable de conserver certains documents sous format papier. « Mais il est préférable de conserver certains documents sous format papier. » Autre point important : la dématérialisation des processus. Aujourd’hui, c’est plus simple et efficace au quotidien quand les circuits de validation en interne sont dématérialisés et automatisés pour faciliter les contrôles de la qualité et de complétude ainsi que le suivi de la qualité des processus assuré par les KPI 1 . 1 KPI (Key Performance Indicator) ou ICP (indicateurs clés de performance) QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017 I31

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