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Qualité Références n°74

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Quels outils pour la performance et la qualité ?

DOSSIER Quels logiciels

DOSSIER Quels logiciels pour la performance et la qualité ? Q.R : Pourquoi les organisations installent-elles une solution de dématérialisation ? E.F. : Les organisations cherchent de l’efficacité et de la productivité avec la gestion des processus. Locarchives apporte la compréhension de la logique des processus documentaire et la maîtrise des risques. En fonction de la typologie du document, sa conservation est assurée : soit dans un système de gestion électronique de document si le document est « vivant », soit dans un système d’archivage électronique si le document engageant a un impact juridique important. Ils sont liés avec les systèmes d’information. Q.R : Quels services sont à l’initiative de la dématérialisation ? E.F. : La dynamique est liée à l’évolution réglementaire. Les services concernés comme celui des ressources humaines, réalisent beaucoup de tâches administratives liés aux documents. Par exemple, la loi El Khomri a donné un coup d’accélérateur dans la dématérialisation des bulletins de salaire dans les services des RH. Quant à la loi Macron, elle visait à dématérialiser des factures de l’Etat et a accéléré le processus dans les services comptables et financiers. Tous les métiers avec beaucoup des dossiers (contrats, location avec gestion de clients, maintenance) sont également concernés par la dématérialisation de flux ou des dossiers. Quant aux services Qualité et juridique, ils travaillent sur les projets de dématérialisation pour s’assurer de la bonne mise en place des processus. Nos solutions visent donc à être les plus intégrées possibles dans les modes de fonctionnement et d’organisation des clients. Néanmoins, les habitudes et les modes de travail changent, nécessitant un accompagnement des utilisateurs pour assurer la réussite du projet à long terme. Q.R : Quelles sont les innovations dans le secteur de dématérialisation ? E.F. : L’innovation est continue afin de garantir la lisibilité du document confié à long terme, son intégrité et la traçabilité des éléments de preuve. En ce moment, les éléments concernant la dématérialisation de contrats évoluent beaucoup, notamment autour des échanges dématérialisés et de la signature électronique. Mais ce ne sont pas des innovations de rupture. « Mais ce ne sont pas des innovations de rupture. » Q.R : Quels conseils pouvez-vous donner dans le choix d’une solution de dématérialisation ? E.F. : Mon conseil est de prendre le temps dans le choix des documents à dématérialiser. Par exemple, quels sont les services gérant encore massivement des documents papier ? Ou dans lesquels la gestion administrative est particulièrement lourde ? Nous accompagnons l’entreprise dans sa stratégie globale de dématérialisation pour co-construire une solution adaptée à son organisation et ses objectifs propres en fonction des documents à dématérialiser. Q.R : Quelles nouvelles solutions ou évolutions proposez-vous ? E.F. : Je dirai que la base de notre offre est sous la forme de triptyque. Trois outils majeurs co-existent et forment une plateforme de service de confiance : - la partie Capture et numérisation des documents concerne les documents en entrée : soit des documents nativement numériques qu’il faut intégrer depuis les systèmes d’information client, soit des documents papier à numériser ; - la gestion électronique des documents pour la gestion courante avec les workflows adaptés qui permettent d’automatiser les processus de gestion, voire des portails collaboratifs ; - le système d’archivage électronique ou physique pour les documents à haute valeur juridique comme les contrats. Ces 3 briques permettent de répondre à une grande partie des besoins de gestion des dossiers courants des entreprises. Derrière, on peut dématérialiser les flux spécifiques comme la paie et la facture. Q.R : A qui ces solutions sont-elles destinées ? E.F. : Elles s’adressent à tout type d’entreprise et à tout secteur. Locarchives travaille traditionnellement avec des grandes entreprises et des ETI. Mais certains secteurs sont en avance : la banque, la comptabilité, le juridique, la santé et les assurances. Côté métier, les services les plus utilisateurs sont les ressources humaines, la finance, le commercial pour la gestion des dossiers des clients et des prêts. « Mais certains secteurs sont en avance : la banque, la comptabilité, le juridique, la santé et les assurances. » Q.R : Quelles compétences doit-on avoir pour utiliser cette solution ? Demande-t-elle une formation ? E.F. : Tout changement d’organisation de l’entreprise nécessite une formation, un accompagnement et une conduite du changement. Ces solutions sont très intégrées dans le fonctionnement de l’entreprise et les applications métiers du client : par exemple, la gestion électronique des documents dans l’ERP, le système comptable de l’entreprise. 32 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017

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