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Qualité Références n°74

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Quels outils pour la performance et la qualité ?

DOSSIER Quels logiciels

DOSSIER Quels logiciels pour la performance et la qualité ? Q.R : Quels sont leurs atouts par rapport aux autres solutions sur le marché ? E.F. : Locarchives dispose de 3 caractéristiques. La première est la forte connaissance et compréhension de tout ce qui touche aux documents et aux dossiers avec les processus associés (métiers…). Quant à notre deuxième spécificité, elle consiste en une importante connaissance de la réglementation et des exigences de conformité. Notre dernière particularité est la gestion harmonisée des documents physiques et électroniques. On aide donc nos clients à être plus efficace dans la gestion globale de tous leurs documents et de faire les bons choix pour gagner en performance et maîtriser les coûts. Q.R : Cette solution peut-elle être couplée à d’autres solutions ? E.F. : Nos solutions s’intègrent totalement dans les applications métiers des clients (ERP 2 , CRM 3 , SIRH 4 , SI 5 Santé) à la fois pour récupérer la production de leurs flux, avoir accès à leurs informations et aux documents archivés, tant numériques que physiques. « Pour un responsable de qualité, la dématérialisation des circuits de validation lui permet d’avoir de la visibilité sur la maîtrise du processus. » facilités. Les documents engageants peuvent être tracés. Les services de ressources humaines, par exemple, ont besoin de diffuser des documents à l’ensemble des salariés et de pouvoir prouver cette diffusion. Les qualiticiens peuvent avoir un suivi quotidien des indicateurs de performance, maitriser les délais et l’exécution des tâches et automatiser les alertes. Notre recommandation est de réaliser la dématérialisation morceau par morceau : par service ou typologie de documents selon les cas. Q.R : Qui sont vos clients ? E.F. : Notre clientèle est assez vaste. On travaille avec des grandes entreprises, des ETI et des PME. Les clients traditionnels sont les banques, les assurances, les mutuelles et l’industrie souvent réglementée (aéronautique, pharmaceutique, télécommunications). Mais parmi nos clients, figurent aussi les secteurs de la grande distribution et du luxe, des services aux entreprises (conseil, comptabilité, juridique), de la santé et de l’hospitalier. Nos solutions sont certifiées HDS 6 et notre solution de numérisation et d’archivage électronique à vocation probatoire est conforme à la norme NF Z 42-013. Q.R : En quoi cette solution contribue-t-elle à la qualité, l’agilité et la performance de l’organisation ? E.F. : Une plateforme permet d’avoir une vision à 360° des documents. Quel que soit le format, le risque associé et les règles de gestion des documents, l’utilisateur aura une vision complète d’un dossier et pourra automatiser les processus de traitement : s’assurer étape par étape que les tâches à accomplir sont bien exécutées et d’avoir des indicateurs de gestion qui donnent des délais moyens entre les étapes de gestion, pouvoir rerouter les tâches en cas d’absence. Pour un responsable de qualité, la dématérialisation des circuits de validation lui permet d’avoir de la visibilité sur la maîtrise du processus. Avec cette plateforme, les échanges en interne sont 2 Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un système d’information qui permet de gérer et suivre au quotidien, l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise. 3 Le Customer Relationship Management (CRM) ou la gestion de la relation client (GRC) est l’ensemble des outils et techniques destinés à capter, traiter, analyser les informations relatives aux clients et aux prospects, afin de les fidéliser en leur offrant le meilleur service 4 Un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH), couvre l’ensemble des processus de gestion d’une DRH, de la gestion des recrutements à celle des formations et des carrières. 5 Les systèmes d’information. Q.R : Pouvez-vous donner des exemples d’application ? E.F. : La problématique de notre client, GRTgaz, était de fiabiliser ses données techniques afin d’établir un état des lieux complet de ses actifs et de se mettre en conformité par rapport à l’arrêté « multi-fluides » du 4 août 2006. Cela a nécessité de traiter des dossiers techniques concernant les canalisations et installations techniques, et d’organiser leur archivage. Locarchives a alors proposé à GRTgaz un accompagnement complet sur tous les aspects du projet, organisé en 3 étapes principales : identification, tri et classement des archives, gestion des process métiers et identification. Elle a mis à la disposition des équipes de GRTgaz, des archivistes techniciens qui ont analysé et traité chaque dossier. Ils ont ensuite numérisé ces documents et ont contrôlé la qualité de la numérisation. Puis ils ont intégré ces documents dans le système d’information du client afin d’avoir un accès facile à tout l’historique de dossiers. Ainsi, 12 personnes ont été mobilisées pour travailler chez eux pendant 18 mois. Résultat : 18 000 dossiers ont été traités. 6 Hébergement des Données de Santé. Propos recueillis par Valérie Brenugat 34 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017

Quels logiciels pour la performance et la qualité ? DOSSIER INTERVIEW Esker et Neopost : experts de la dématérialisation des documents L’éditeur de solutions de dématérialisation Esker connait une croissance à l’international. Après avoir expliqué les objectifs de la dématérialisation, Jean-Michel Bérard, président du directoire et fondateur, présente les derniers développements de sa société. Quant à Neopost, il est le deuxième fournisseur mondial de solutions de traitement du courrier et un acteur clé des communications digitales. Il propose aux PME et aux grandes entreprises un large éventail de matériels, de logiciels et de services pour dématérialiser leurs communications avec leurs clients et leurs fournisseurs. Maud Muller, chef de produit Neotouch chez Neopost France explique l’évolution des services dans sa société. Précisions Jean-Michel BÉRARD, président du directoire et fondateur d’Esker Maud MULLER, chef de produit Neotouch chez Neopost France Qualité Références : Quelle sont votre activité et votre actualité ? Jean-Michel Bérard : Esker est un éditeur de logiciels en mode SaaS. Nous œuvrons principalement dans la dématérialisation de documents de gestion et de la supply chain 1 (factures et bons de commande). Dans un contexte de dématérialisation, l’entreprise demande à une autre société d’envoyer une facture de préférence en format électronique plutôt que par courrier. Après, le logiciel lit intelligemment le contenu de la facture mais les informations comme la date et le numéro de la facture, les montants (TTC, hors-taxe, détaillés), sont affichées différemment. Ces informations sont présentées à un opérateur qui les comptabilise et rajoute quelques informations. Puis l’image circule sur des écrans de téléphone ou d’ordinateur pour valider la facture. Cela fonctionne de la même manière pour les bons de commande de clients qui peuvent arriver sous forme de message EDI 2 , de mail ou de fax. L’usage du papier peut être limité dans les processus. 1 Le supply chain signifie la chaîne logistique. 2 Échange de Données Informatisé. La société cotée créée en 1985 a réalisé un chiffre d’affaires de 66 millions, l’année dernière. Elle emploie environ 500 employés. Une de nos caractéristiques est notre présence internationale et notre principale filiale située aux Etats-Unis représente 40 % de notre chiffre d’affaires. La France occupe, quant à elle, la deuxième place (38 % du chiffre d’affaires mondial). Par ailleurs, nous sommes présents en Australie, en Asie du Sud-Est, au Canada et dans tous les pays européens. Récemment, la société a enregistré une progression de 14 % de son chiffre d’affaires. Enfin, elle a obtenu le label « Great place to work ». Maud Muller : Depuis le 1 er janvier dernier, Neopost France accompagne les entreprises sur deux sujets d’actualités majeurs : la facture électronique vers le portail Chorus Pro et la dématérialisation des documents RH, notamment les bulletins de paie. Ces deux actualités font, en effet, échos aux nouvelles applications réglementaires : la Loi Macron qui vise à rendre obligatoire la facture électronique vis-à-vis de l’Etat pour les ETI au 1 er janvier 2018 puis pour les TPE-PME d’ici janvier 2020, ainsi que la loi Travail qui facilite la dématérialisation des bulletins de paie et créé un cadre plus favorable avec le Compte Personnel d’Activité. Dans ce contexte, deux solutions en mode SaaS permettent d’accompagner les entreprises dans cette démarche : Neotouch Facture et NeoboxRH. QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017 I35

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