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Qualité Références n°74

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Quels outils pour la performance et la qualité ?

DOSSIER Quels logiciels

DOSSIER Quels logiciels pour la performance et la qualité ? Q.R. : Quels sont les enjeux de la dématérialisation ? J.M.B. : Le premier enjeu le moins significatif est l’économie de matière (papier, imprimante, encre). Il permet de couvrir presque le coût du projet. Le deuxième enjeu est le gain de productivité. Ainsi, la productivité des services administratifs et financiers a doublé grâce aux activités de dématérialisation. Par exemple, quand une personne pouvait traiter 250 factures de fournisseurs, elle peut maintenant en traiter 500. Donc cela permet un retour sur investissement. Après, avec l’échange de données électroniques, il est possible de réduire l’empreinte carbone. Autre amélioration : celle de la relation avec le client et le fournisseur. Les fournisseurs savent, en effet, à tout moment si la facture a été reçue et quand et comment elle sera payée. Quant aux clients, ils savent à quelle étape de traitement le bon de commande qu’ils ont envoyé se trouve. Cela permet donc d’avoir une bonne visibilité sur le processus d’achat et de facturation… Cela contribue aussi à l’amélioration de la relation entre le client et le fournisseur ainsi que celle du moral des salariés car des tâches à plus haute valeur ajoutée leur sont alors confiées : plus de conseils et de négociations avec les fournisseurs. M.M. : Les enjeux de la dématérialisation sont nombreux. Le cadre réglementaire est souvent celui qui a le plus d’impact sur l’ensemble des catégories d’entreprises. Parmi les autres enjeux rencontrés chez nos clients, les principaux sont : la réduction des coûts (affranchissement notamment), l’optimisation des délais (de paiement, de traitement, de recrutement), l’amélioration des processus métier et des traitements opérés par les collaborateurs (facilité et exhaustivité d’envoi, meilleur suivi), ainsi que la satisfaction et l’amélioration de la relation client/ fournisseur ou collaborateur. La dématérialisation des bulletins de paie ou du contrat de travail permet notamment de répondre aux attentes des nouvelles générations, d’améliorer l’attractivité de sa marque employeur et de recentrer les métiers sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Un tableau de bord « Factures de fournisseurs ». Q.R. : Pourquoi les organisations installent-elles une solution de dématérialisation ? J.M.B. : Les organisations veulent faire des économies. Mais à l’usage, elles se rendent compte que l’outil devient indispensable car il améliore la relation avec le client et le fournisseur ainsi que le travail de leurs collaborateurs. Elles l’achètent d’abord parce qu’elles attendent un retour sur investissement et après, elles apprécient la visibilité sur les processus. « Elles l’achètent d’abord parce qu’elles attendent un retour sur investissement et après, elles apprécient la visibilité sur les processus. » Jean-Michel Bérard M.M. : Pour répondre à ces enjeux réglementaires, d’optimisation de leurs processus et/ ou gains de productivité. Q.R. : Quels services sont à l’initiative de la dématérialisation ? J.M.B. : Les directeurs financiers et les responsables de la comptabilité sont les initiateurs. En revanche, les services informatiques sont rarement des offreurs de solutions. Ils proposent souvent des systèmes d’archivage électronique ou des outils informatiques mais ils ne sont pas appropriés pour la gestion des factures et des bons de commande. Quant au service de la qualité, il est utilisateur. Si la qualité tend vers la relation avec le client, une amélioration significative de la qualité est constatée parce-que par exemple, les bons de commande sont traités plus vite. Moins d’erreurs de saisie, de livraison et de facturation sont également notées. Donc une meilleure qualité est remarquée sur la supply chain. Mais elle ne concerne pas que le produit mais aussi sur le service délivré au client. Donc cela est complémentaire à une démarche qualité. Dès qu’un bon de commande ou une facture connait l’approbation, presque tous les employés de l’entreprise sont appelés à utiliser le produit. D’ailleurs, une application est proposée sur les téléphones mobiles quand ils doivent donner occasionnellement leur avis. M.M. : Les projets de dématérialisation sont majoritairement portés par les métiers, la direction financière ou la direction des ressources humaines en ce qui concernent nos offres. La DSI est, quant à elle, impliquée pour s’assurer de la faisabilité du projet et des impacts associés. Toutefois, la direction générale porte la stratégie et donne l’impulsion aux métiers pour moderniser les processus et les digitaliser. « L’Etat et le législateur œuvrent en faveur de la dématérialisation et les lois s’accélèrent ces dernières années. » Maud Muller Q.R. : Quelles sont les innovations dans le secteur de dématérialisation ? J.M.B. : La transition progressive des échanges en mode électronique est, en partie, initiée par le gouvernement exigeant des fournisseurs de recevoir des factures au format électronique comme l’EDI. Par ailleurs, Esker travaille beaucoup sur le paiement des factures, le factoring 3 et le reverse factoring 4 . M.M. : L’Etat et le législateur œuvrent en 3 Transfert d’une créance commerciale à une société spécialisée - factor ou société d’affacturage - qui se charge de son recouvrement et en garantie la bonne fin. 4 L’affacturage inversé (reverse factoring), est une solution de financement à court terme généralement destinée aux fournisseurs d’un grand client. 36 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017

Quels logiciels pour la performance et la qualité ? DOSSIER faveur de la dématérialisation et les lois s’accélèrent ces dernières années. Après l’ordonnance du 26 juin 2014, sur la dématérialisation des factures à destination de la sphère publique, et la loi Travail (loi n° 2016- 1088 du 8 août 2016) concernant la dématérialisation des bulletins de paie, des nouveautés réglementaires sont parues concernent la possibilité de détruire des originaux papiers. En effet, entré en vigueur le 1er octobre 2016, l’article 1379 du code civil permet de conférer la même valeur probante à un original écrit et à sa copie numérique. Le décret d’application n°2016-1673 du 5 décembre 2016 est venu préciser les modalités relatives à la copie fiable. Le 22 mars dernier, un nouvel arrêté est venu compléter ce dispositif pour préciser les modalités de la numérisation des factures papiers en vue de conserver uniquement une copie numérique, en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales. Neopost France suit de près ces innovations. Au-delà de la mise en place de procédés, une analyse du risque et du contexte client doivent être réalisés avant de détruire les documents originaux. La mise en place d’un système d’archivage électronique des factures est déjà la première étape, qu’il est possible de réaliser grâce à Neotouch Facture. Portail Facture Neotouch Q.R. : Quels conseils pouvez-vous donner dans le choix d’une solution de dématérialisation ? J.M.B. : Il est préférable d’acheter une solution qui fait « le tout en un ». Les solutions en cloud permettent, en effet, de ne pas acheter du matériel et des logiciels et leurs utilisations sont plus simples. De plus, il faut mieux avoir une approche métier et chercher une solution qui règle le problème de A à Z plutôt que d’assembler des composants. « Esker se penche surtout sur les solutions B to G avec les gouvernements qui disposent des systèmes différents. » Jean-Michel Bérard M.M. : L’Etat et le législateur œuvrent en faveur de la dématérialisation et les lois s’accélèrent ces dernières années. Après l’ordonnance du 26 juin 2014, sur la dématérialisation des factures à destination de la sphère publique, et la loi Travail (loi n° 2016- 1088 du 8 août 2016) concernant la dématérialisation des bulletins de paie, des nouveautés réglementaires sont parues concernent la possibilité de détruire des originaux papiers. En effet, entré en vigueur le 1er octobre 2016, l’article 1379 du code civil permet de conférer la même valeur probante à un original écrit et à sa copie numérique. Le décret d’application n°2016-1673 du 5 décembre 2016 est venu préciser les modalités relatives à la copie fiable. Le 22 mars dernier, un nouvel arrêté est venu compléter ce dispositif pour préciser les modalités de la numérisation des factures papiers en vue de conserver uniquement une copie numérique, en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales. Neopost France suit de près ces innovations. Au-delà de la mise en place de procédés, une analyse du risque et du contexte client doivent être réalisés avant de détruire les documents originaux. La mise en place d’un système d’archivage électronique des factures est déjà la première étape, qu’il est possible de réaliser grâce à Neotouch Facture. Q.R. : Quelles nouvelles solutions ou évolutions proposez-vous ? J.M.B. : Esker se penche surtout sur les solutions B to G 5 avec les gouvernements qui 5 Business to Government signifie « Professionnel à gouvernement ». disposent des systèmes différents. Elle accompagne aussi le client dans la dématérialisation électronique. Parallèlement, elle développe le financement et le paiement des factures ainsi que la relance. M.M. : NeoboxRH et Neotouch Facture permettent d’accompagner toute catégorie d’entreprise, de la grande entreprise à la TPE, vers la dématérialisation des factures et des documents RH en toute simplicité, fiabilité et agilité. Q.R. : Quels types de documents votre solution de dématérialisation traite-t-elle ? J.M.B. : Les factures et les bons de commande sont traités essentiellement mais les relances et les documents annexes comme les bons de livraison et les avis de paiement peuvent également subir ces opérations. Tableau de bord « Facture clients » M.M. : Neotouch Facture permet de dématérialiser les factures clients et fournisseurs. Quant à NeoboxRH, il s’adresse au dossier collaborateur, en dématérialisant les bulletins de paie, les communications RH et les contrats de travail... Q.R. : A qui ces solutions sont-elles destinées ? J.M.B. : Toutes les entreprises ayant des volumes d’échanges de document significatif entre leurs clients et leurs fournisseurs sont concernées : surtout des sociétés industrielles ou de distribution qui travaillent avec un nombre important de clients. Mais l’industrie aéronautique ou la banque sont rarement intéressées mais plutôt les industries pharmaceutiques et agroalimentaires et la distribution B to B. QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017 I37

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