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Qualité Références n°74

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Quels outils pour la performance et la qualité ?

DOSSIER Quels logiciels

DOSSIER Quels logiciels pour la performance et la qualité ? M.M. : A toutes les entreprises, ETI, PME ou TPE. La force commerciale de Neopost France est présente sur l’ensemble du territoire français pour répondre aux besoins de toutes catégories d’entreprises et secteur d’activité. Q.R. : Quels sont les atouts de vos solutions par rapport aux autres produits sur le marché ? J.M.B. : Nous sommes en mode SaaS 6 depuis 12 ans. Nous avons donc une grande plateforme robuste qui gère 50 millions de documents par mois. De plus, nous sommes très actifs dans le secteur du SAP 7 . Par ailleurs, notre présence mondiale est très utile pour les multinationales. Ainsi, nous avons assuré des déploiements de nos solutions dans des groupes comme BASF, Philips et Honeywell. M.M. : Les solutions de Neopost France répondent à des problématiques globales et accompagnent les clients sur l’ensemble de la chaine de traitement du document : de la composition, regroupement, enrichissement du document, quel que soit le flux (papier ou électronique). Q.R. : Vos solutions peuvent-elles être couplées à d’autres solutions ? Lesquelles ? J.M.B. : En général, elles sont toujours couplées avec d’autres solutions. L’incontournable est le système de comptabilité. En outre, les solutions peuvent être branchées sur des portails, des CRM 8 et des systèmes de paiement, de production et d’archivage. 6 Le logiciel en tant que service ou software as a service (SaaS) est un modèle d’exploitation commerciale des logiciels dans lequel ceux-ci sont installés sur des serveurs distants. 7 SAP (Systems, Applications and Products for data processing en anglais) désigne un progiciel de gestion intégré développé et commercialisé par l’éditeur de ce produit. 8 La gestion des relations avec les clients, en anglais customer relationship management (CRM), est l’ensemble des outils et techniques destinés à capter, traiter, analyser les informations relatives aux clients dans le but de les fidéliser en leur offrant le meilleur service. M.M. : Ces solutions peuvent en effet être couplées à des solutions en amont : de la préparation à la composition documentaire. Les entreprises ont parfois besoin d’outils pour composer ou recomposer leurs factures ou bulletins de paie, pour gérer les flux entre les envois externalisés et ceux imprimés sur site. A titre d’exemple, les bulletins de paie peuvent être remis en main propre pour certains sites, envoyés en papier pour d’autres sites ou envoyés dans un coffre-fort électronique pour ceux dématérialisés. Pour répondre à ses enjeux, Neopost France propose la solution OMS-500, qui se couple aux solutions Neotouch Facture et NeoboxRH afin de couvrir toute la chaine de traitement des factures et bulletins de paie. Q.R. : En quoi cette solution contribue-t-elle à la qualité, l’agilité et la performance de l’organisation ? J.M.B. : En apportant une visibilité complète sur les processus. N’importe qui peut consulter le système à n’importe quel moment et savoir à quels stades sont les documents. M.M. : OMS-500, Neotouch Facture et NeoboxRH répondent à ces enjeux de qualité, agilité et performance en permettant de s’adapter aux flux et canaux d’envoi de notre client et de ses destinataires (client, collaborateurs). En traitant aussi bien du flux papier qu’électronique, nous répondons aux attentes de souplesse attendues par nos clients. En nous confiant le traitement de leurs flux documentaires, les entreprises se déchargent de missions à faible valeur ajoutée et peuvent se recentrer sur leur cœur de métier. Le suivi en temps réel, natif dans nos solutions, leur assure une fiabilité des traitements et d’agir plus rapidement sur les factures en rejets ou en retard de paiement, par exemple. Q.R. : Pouvez-vous donner des exemples d’application ? J.M.B. : BatiSanté, spécialiste de la conformité et de la sécurité du bâtiment, a confié à Esker l’envoi de ses 100 000 factures et lettres de relance annuelles. La solution d’externalisation du courrier Esker a été mise en place de manière progressive, tout d’abord pour les lettres de relances et ensuite pour la facturation qui peuvent désormais être envoyées en un seul clic. Les factures sont récupérées automatiquement par la solution Esker qui assure l’impression, le regroupement par Syndic, la mise sous pli, l’affranchissement et la remise en poste. Parmi les nombreux bénéfices, BatiSanté a ainsi pu constater : un gain de temps de 40 jours et d’importants gains de productivité grâce à la suppression des tâches manuelles pour les équipes de BatiSanté, une diminution des coûts significative grâce à la réduction des équipements d’impression et de stockage, des coûts de main d’œuvre, et des frais d’affranchissement et une amélioration des délais de règlement avec l’envoi plus rapide des factures et lettres de relance. M.M. : Ces solutions répondent à tout type de structure, ETI, TPE, PME et quel que soit leur secteur d’activité. Nos métiers historiques d’équipement en matériel de salles courriers (machine à affranchir et mises sous plis), nous permet d’accompagner au plus près nos clients dans leur transition digitale. DJO France, filiale française de DJO, Global un des leaders mondiaux des dispositifs médicaux basée à Bayonne compte 200 collaborateurs et 15 000 clients. Elle réalise près de 90 M€ de CA en 2016. Elle a cherché une solution d’externalisation de ses factures pour ne plus avoir à gérer cette tâche manuellement. L’entreprise cherchait une solution permettant d’envoyer à la fois des factures papier et électroniques pour être en phase avec l’évolution de la règlementation qui pousse à la dématérialisation. Résultats : 3 mois après la mise en production, 75 % des factures (sur 32 000 factures clients mensuelles) sont au format électronique et 1/2 ETP 9 est libéré pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Propos recueillis par Valérie Brenugat 9 Equivalent temps plein. 38 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017

Quels logiciels pour la performance et la qualité ? DOSSIER LOGICIEL Avanteam et Qualios : de la dématérialisation au management Mehrad Rushenas, directeur associé d’Avanteam, met en avant les dernières évolutions de sa solution de management Avanteam Quality Manager et présente ses applications. Quant à David Kinzelin, responsable commercial de Qualios, il annonce le lancement de la version 8.0 du logiciel Qualios tout en expliquant ses objectifs. Interview croisé. David KINZELIN, responsable commercial de Qualios Mehrad RUSHENAS, directeur associé d’Avanteam Qualité Références : Quelle est votre activité ? David Kinzelin : Notre activité est la conception, la commercialisation, la mise en œuvre et la maintenance du logiciel de management Qualios. Mehrad Rushenas : Editeur de solutions de gestion de documents et de processus métiers, nous proposons : - logiciels de management de la qualité et de la performance : ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, MASE, HAS, HACCP, FDA 21 CFR 11, etc. - dématérialisation et automatisation des processus collaboratifs : contrats, achats, factures fournisseurs, congés, absences, entrée-sortie du personnel, ressources. Q.R . : Quelle est votre actualité ? D.K. : Notre principale actualité est la sortie en novembre 2017 de la version 8.0 du logiciel Qualios. M.R. : Avanteam Mobile est une application mobile disponible pour tout terminal iOS, Android ou Windows Phone qui permet à un utilisateur sur le terrain d’avoir un accès sécurisé à ses processus, documents et tâches, y compris en mode déconnecté. Les applications potentielles sont nombreuses : Audit ou inspection sur le terrain, Déclaration d’incident, Fiche d’intervention, Compte rendu de visite commerciale, Rapport d’activité journalier, Suivi de chantier ou de prestations, Etat des lieux, Contrôle propreté d’immeubles, Notes de frais, Demande congé, Visite médicale à domicile, Expertise d’assurance, Relevé d’heures, Main courante, etc. Le Symposium 2017 Avanteam 1 a été organisé le 22 juin dernier au Pavillon d’Armenonville. Son programme comprenait la présentation des dernières innovations produits et des témoignages clients. Q.R . : Quels conseils pouvez-vous donner dans le choix d’un logiciel de qualité ? 1 La vidéo de la journée est consultable : https://www.youtube.com/watch?v=4w_ H9AcCZKI QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017 I39

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