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Qualité Références n°74

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Quels outils pour la performance et la qualité ?

PUBLI REPORTAGE

PUBLI REPORTAGE Numérisation fiable et destruction des originaux : vers la fin du papier ? Hervé Streiff, Directeur Projet Solutions Digitales, Locarchives QUELS SONT LES APPORTS DE LA NOUVELLE NORME NF Z 42-026 ? Après l’article 1379 du Code Civil et son décret d’application sur la fiabilité des copies, la norme NF Z 42-026 précise les modalités de production de copies fiables : numérisation assurant la fiabilité et l’intégrité des copies, et pérennisation dans un Système d’Archivage Electronique (SAE). Sous ces deux conditions, la destruction des originaux papiers devient envisageable. La norme NF Z 42-026 (bonnes pratiques pour obtenir des copies fiables) anticipe l’évolution de la NF Z 42-013 (règles de préservation de la pérennité des copies). Les prestataires actuellement certifiés NF Z 42-013 (chaîne de numérisation ET SAE à vocation probatoire) sont qualifiés pour la numérisation fiable. 4 CRITÈRES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE SOLUTION DE NUMÉRISATION FIABLE • Qualification de la chaîne de numérisation : test des capacités des outils de production par profil de documents et identification des risques sur la fidélité : résolution, colorimétrie… • Justification de la fiabilité de la numérisation : procès-verbal formalisant les résultats de la qualification (définition du lot, livrables, contrôles…) • Conformité : traçabilité de l’ensemble des opérations (pré et post numérisation, numérisation…) pour constituer des pistes d’audit • Intégrité des copies numériques : scellement, horodatage et conservation dans un aussi longtemps que l’original dans un SAE à vocation probatoire, avec l’attestation de numérisation encapsulant les éléments de preuve. LES ENTREPRISES PEUVENT DONC DÈS MAINTENANT DÉTRUIRE LEURS DOCUMENTS PAPIER ? La législation ouvre effectivement la perspective de la destruction après numérisation. Il est pourtant prudent d’observer l’interprétation des juges sur les cas qui leur seront soumis. Pour l’entreprise, c’est l’opportunité de s’interroger sur les risques propres à chaque type de documents. Les copies de pièces justificatives peuvent être détruites après les contrôles qualité post-numérisation. Pour les contrats d’un montant élevé, les documents RH…, il est pertinent de conserver les deux formats. En cas de destruction, l’entreprise pourra travailler avec l’autre version… et la produire devant un tribunal si besoin. LA NORME NF Z 42-026 PROPOSE 4 CAS D’USAGE AFIN D’ORIENTER LES ENTREPRISES VERS LE BON CHOIX DE NUMÉRISATION : • Quelle est la nature des documents à numériser ? S’agit-il d’un flux (courriers entrants…) ou d’un stock d’archives ? • De quelle manière la numérisation est-t-elle réalisée ? En mode centralisé, en interne ou chez un prestataire, ou décentralisé, par exemple au guichet d’une banque ou d’une administration ? En fonction de vos moyens, vous pouvez réaliser vous-même la numérisation et externaliser l’archivage électronique à un prestataire, ou l’inverse. Vous pouvez aussi confier l’ensemble de la prestation à un professionnel de la dématérialisation et de la gestion des documents. Ainsi, tout est en place pour envisager la destruction du papier lorsque cela est opportun et source d’économies. Attention toutefois à ne pas envisager la destruction immédiate de façon doctrinaire, mieux vaut mettre en œuvre la numérisation fiable ET conserver le papier quelques années, le temps de valider les processus et que les avis juridiques sur la destruction soient stabilisés. Une destruction anticipée sera ensuite possible lorsque les risques opérationnels et juridiques seront maîtrisés. 50 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017

Quels logiciels pour la performance et la qualité ? DOSSIER DÉFENSE CMI, Keonys et Dassault Systèmes : du PLM à la conduite du changement Keonys a accompagné le groupe belge CMI dans le conseil et l’implémentation des solutions de Dassault Systèmes. Olivier Carlens, Deputy Group Chief Technology Officer de CMI explique le choix de certains logiciels de management et leur contribution à la performance de sa société. Gros plan sur le PLM 1 . 1 « Product Lifecycle Management » (PLM) signifie « gestion du cycle de vie des produits ». Olivier CARLENS, Deputy Group Chief Technology Officer Qualité Références : Quelle est l’activité de votre société ? Olivier Carlens : Les activités de CMI couvrent différents domaines : défense, industrie, énergie, environnement et maintenance. Les logiciels Catia et Enovia de Dassault Systèmes qui sont vendus, mis en place et déployés avec l’aide de Keonys sont utilisés au sein du secteur défense dont l’activité principale est le design et la fabrication de tourelles de véhicules blindés. Q.R. : Quel est votre parcours professionnel ? O.C. : J’ai commencé mon parcours professionnel en tant qu’officier dans l’armée belge. Puis j’ai occupé successivement des postes dans l’industrie de la défense belge : FN Herstal et Mecar. Q.R. : Quels logiciels de PLM et de management utilisez-vous ? O.C. : Le logiciel PLM Enovia V6 a été utilisé pour une gestion de configuration de nos produits. Nous avions décidé d’une stratégie de développement de produits par plateforme. La gestion de configuration étant devenue plus complexe, nous sommes passés de Smarteam à Enovia. Auparavant, nous avions migré de Catia V5 vers Catia V6 car cette version permettait une meilleure collaboration au niveau des équipes et la con- QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°74 • Octobre - Novembre - Décembre 2017 I51

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