Qualité Références n°80

DOSSIER PANORAMA DES

DOSSIER PANORAMA DES SOLUTIONS POUR LE MANAGER GED Avanteam et Qualios : des éditeurs sous le signe de la mobilité Depuis plus de 10 ans, Avanteam aide ses clients à réussir la transformation numérique de leurs entreprises grâce à une suite logicielle innovante. Quant à la société Qualios : elle propose un logiciel intranet permettant de gérer un système documentaire, de maîtriser la traçabilité d’un Workflow grâce à des tableaux de bord. Echanges ©DR ©DR Bertrand Bigo, PDG de Qualios. Mehrad Rushenas, Directeur Associé d’Avanteam. QUALITÉ RÉFÉRENCES : QUELLE EST VOTRE DERNIÈRE VERSION DE SOLUTION DE GED ? Bertrand Bigo : La version 9 de Qualios permettra aux clients de gérer et de consulter leurs documentations via une application mobile téléchargeable sur les stores (Android, Apple, Windows). De plus, l’application Qualios DOC sera disponible en mode hors connexion avec synchronisation aux serveurs clients lors de la reprise de la connexion réseau. Enfin, elle correspond au besoin d’aujourd’hui : plus de mobilité et de réactivité. Mehrad Rushenas : La version 2019 de notre suite logicielle comprend notamment Process Studio, Quality Manager et Avanteam Mobile. Quality Manager est un logiciel de management de la qualité et de la performance, couvrant les besoins suivants : traitement des écarts, non-conformités et réclamations, planification et suivi des audits et revues, suivi des plans d’actions avec relance automatique, gestion documentaire collaborative, gestion des risques & opportunités, formations, habilitations et entretiens individuels, gestion des dossiers réglementaires , suivi et contrôle périodique des équipements. Quant à Avanteam Mobile, il est disponible pour tout terminal iOS, Android ou Windows Phone. Il permet à un utilisateur sur le terrain d’avoir un accès sécurisé à ses processus, documents et tâches, y compris en mode déconnecté. Les applications potentielles sont nombreuses : audit ou inspection sur le terrain, déclaration d’incident, fiche d’intervention, compte rendu de visite commerciale, rapport d’activité journalier, suivi de chantier ou de prestations, état des lieux, contrôle propreté d’immeubles, notes de frais, demande congé, visite médicale à domicile, expertise d’assurance, relevé d’heures, main courante, etc. Avanteam Mobile garantit un accès sécurisé. © DR Q.R. : QUELS SONT SES ATOUTS PAR RAPPORT À CEUX QUI EXISTENT SUR LE MARCHÉ ? B.B. : L’interface d’accueil de l’application mobile, les droits d’accès et l’arborescence documentaire est 100% personnalisable par le client et sans compétences informatiques particuliers autres que des connaissances bureautiques. M.R. : L’ergonomie de la nouvelle version 2019 est le fruit d’un travail collaboratif entre nos équipes R&D et le Club Utilisateurs. Deuxième avantage : la mobilité pour tout terminal iOS, Android ou Windows, y compris en mode déconnecté permet de relier les équipes terrain à l’entreprise. Quant au troisième atout, il concerne le catalogue d’applications métiers avec une trentaine d’applications prêtes à l’emploi couvrant un large spectre fonctionnel : qualité, risque, achats, factures fournisseurs, courrier, ressources humaines, juridique, help-desk, serviceclient, informatique, etc... Le dernier avantage : la visionneuse universelle de documents permet d’afficher plus de 350 formats de fichiers sans aucun plug-in 1 sur le poste client. « L’ergonomie de la nouvelle version 2019 est le fruit d’un travail collaboratif entre nos équipes R&D et le Club Utilisateurs. » Mehrad Rushenas 1. Le plug-in (ou plugin) est un petit logiciel qui se greffe à un programme principal pour lui donner de nouvelles fonctionnalités. 34 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°80 • Janvier - Février - Mars 2019

PANORAMA DES SOLUTIONS POUR LE MANAGER DOSSIER Q.R. : COMMENT VOTRE SOLUTION EST-ELLE RACCORDÉE AUX AUTRES LOGICIELS ? B.B. : Nous avons développé des outils de convergence pour une interopérabilité forte avec tous les logiciels s’appuyant sur des bases de données standard (SQ 2 L ou Oracle) ou les bases de données propriétaire de logiciels tiers. Nous utilisons les solutions techniques comme les web Services, les connexions ODBC 3 /JDBC 4 , les requêtes en base... M.R. : Via des connecteurs standards : Web Services ou échange de fichiers XML 5 /CSV 6 . Q.R. : VOTRE SOLUTION DE GED INTÈGRE-T-ELLE LA SCANNÉRISATION DES DOCUMENTS EN SÉRIE ET LEUR CLASSEMENT AUTOMATIQUE ? B.B : Qualios est un logiciel de GED mais plus précisément de GEID (Gestion électronique de l’information documentée), 2. SQL (Structured Query Language, en français langage de requête structurée) est un langage informatique normalisé servant à exploiter des bases de données relationnelles. 3. ODBC est un intergiciel qui permet à une application informatique, par un procédé unique, de manipuler plusieurs bases de données qui sont mises à disposition par des systèmes de gestion de bases de données ayant chacun un procédé propre. 4. JDBC (Java Database Connectivity) est un logiciel édité par Sun Microsystems, qui permet à des applications informatiques écrites pour la machine virtuelle Java de manipuler des bases de données. 5. Le XML, acronyme de eXtensible Markup Language (qui signifie: langage de balisage extensible), est un langage informatique qui sert à enregistrer des données textuelles. 6. Un fichier CSV (Comma-separated values) est un fichier tableur , contenant des données sur chaque ligne séparés par un caractère de séparation (généralement une virgule, un point-virgule ou une tabulation). dans ce sens les besoins d’OCR 7 et de classement automatique sont moins demandés car il y a des contraintes pour le cycle de vie des documents. Cependant, dans un périmètre connexe, les demandes clients sont fortes dans ce sens, afin de compléter les fonctionnalités de Qualios pour une GED en dehors du périmètre Qualité et avec les besoins nommés, le projet Scan X est une priorité comme axe de développement et nous serons en mesure d’y répondre sur l’année 2019. M.R. : Oui, aussi bien une solution de numérisation et de capture simple des documents que la lecture automatique avec technologie d’auto-apprentissage Kofax, ReadSoft, Iris, …). Q.R. : LES EXIGENCES DOCUMENTAIRES « ISO » SONT-ELLES OPTIONNELLES ? B.B : Non, elles sont 100% intégrées en natif dans les solutions Qualios mais applicables ou non à votre liasse documentaire. M.R. : Elles sont intégrées en standard dans la solution Avanteam Quality Manager. Q.R. : VOTRE SOLUTION PEUT-ELLE PERMETTRE LE TRAVAIL À DISTANCE ? B.B : Oui via l’application mobile Qualios ou via une connexion en extranet à votre serveur applicatif. Qualios s’utilise via un simple navigateur Web et sur tous les supports dès que vous avez accès à votre serveur Qualios. M.R. : Oui, grâce à Avanteam Mobile. « Nous développons la solution Qualios Manager (formulaires, indicateurs et tableaux de bord) sur l’application mobile avec le mode hors connexion comme pour la GED.» Bertrand Bigo 7. Procédé permettant de convertir une image numérisée par un module de balayage ou numériseur (scanner) en texte pouvant être modifié dans un logiciel. Q.R. : AVEC VOTRE SOLUTION, EST-IL POSSIBLE DE FAIRE DU PORTAGE SUR CLOUD ? B.B : Qualios est disponible en offre On premise 8 mais également en mode SaaS 9 par nos hébergeurs certifiés ISO 27001 ou par l’hébergeur choisi par le client. M.R. : Oui, grâce à Avanteam Online qui est la version SaaS de nos solutions. Q.R. : QUELS SYSTÈMES DE SÉCURITÉ LA SOLUTION DE GED INTÈGRE-T-ELLE ? B.B : L’accès des url documentaires est crypté via un certificat Https, nous appliquons la méthode de signature électronique avec certificat pour la validation des documents, l’Audit Trail de Qualios permet une compliance à la 21 CFR Part 11 de la FDA ou 13485. Le logiciel et l’entreprise Qualios sont également en compliance avec la règlementation de la RGPD. M.R. : Le cryptage automatique des données sur le réseau (protocole https), identifiant et mode de passe système + applicatif, double signature et Audit-trail (conformité FDA 21 CFR Part 11). Q.R. : DÉVELOPPEZ-VOUS DE NOUVELLES SOLUTIONS POUR REMPLACER CELLES DE GED ? LESQUELLES ? B.B : Oui mais non pas pour remplacer mais plutôt pour compléter la solution ! Nous développons la solution Qualios Manager (formulaires, indicateurs et tableaux de bord) sur l’application mobile avec le mode hors connexion comme pour la GED. M.R. : Il y a en permanence un cycle d’évolutions techniques et fonctionnelles en coordination avec notre club utilisateurs. ● Propos recueillis par Valérie Brenugat 8. Le logiciel on premise nécessite d’être installé sur les serveurs de l’entreprise. 9. Le logiciel en tant que service ou software as a service est un modèle d'exploitation commerciale des logiciels dans lequel ceux-ci sont installés sur des serveurs distants plutôt que sur la machine de l'utilisateur. QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°80 • Janvier - Février - Mars 2019 I35