Qualité Références n°81

LES OUTILS DE LA

LES OUTILS DE LA QUALITÉ ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR « Il faut souligner, que l’adaptation de la norme ISO 9001 au fonctionnement d’une école doctorale est encore très rare à ce jour, et notre École Doctorale pionnière en la matière est certifiée depuis février 2015 pour l’ensemble de ses activités. » temps, l’ED 211 a structuré son organisation et ses services en mettant en place sa démarche qualité ISO 9001, afin d’améliorer ses services et ses réponses aux besoins de ses parties prenantes, point de départ pour élaborer le futur projet quinquennal de l’école doctorale. Il faut souligner, que l’adaptation de la norme ISO 9001 au fonctionnement d’une école doctorale est encore très rare à ce jour, et notre École Doctorale pionnière en la matière est certifiée depuis février 2015 pour l’ensemble de ses activités. Début 2012, un plan d’actions a été défini pour répondre aux recommandations de l’AERES. Les principales parties intéressées de l’ED sont impliquées dans cette mise en œuvre, tant pour réfléchir aux améliorations que pour valider les nouveaux fonctionnements. Le bureau et le conseil se réunissent très régulièrement pour valider les propositions de la direction de l’École. J’ai fait témoigner les membre de notre conseil doctoral extérieur provenant de l’industrie (Arkema, Total, Turbomeca). Il était évident pour eux que ce travail collaboratif commun apportait une garantie supplémentaire du bon fonctionnement de notre école. La démarche a été donc novatrice. Ainsi, des actions suivantes issues des recommandations d’amélioration ont été validées par le Conseil de l’ED. Un comité de suivi de thèse (CST) a été alors proposé au Conseil de l’Ecole Doctorale, puis il a été rendu obligatoire pour les « 1 ère inscriptions » de 2012-2013. L’année suivante, il a validé l’avancement du projet de thèse en autorisant le passage en 2 ème puis 3 èm e année de doctorat. Cela a permis d’ajuster la réalisation du projet par rapport à la durée totale de la thèse. Afin d’améliorer l’insertion professionnelle et la « professionnalisation » des doctorants, une commission pédagogique a été constituée avec des doctorants et des représentants des laboratoires ; son rôle a été d’analyser l’existant (bilans de satisfaction) et de définir l’offre de formation annuelle en tenant compte des besoins et souhaits des doctorants. Les formations « professionnalisantes » ont été aussi renforcées. Pour créer un lien et des échanges entre les doctorants et l’École, nous avons aussi créé deux « journées de l’ED » afin de promouvoir le sentiment d’appartenance. Les étudiants les préparent et y exposent leurs travaux. Dès 2013, la direction de l’ED a lancé sa démarche qualité, avec l’accompagnement de Catherine Maupeu, consultante en management QHSE, l’école a audité ses pratiques, et a rencontré les parties intéressées au travers de ses instances, (conseil/ bureau/commission pédagogique), mais aussi via des manifestations telles que les journées de l’École Doctorale, la journée de rentrée et la remise des diplômes. Par ailleurs, ces manifestations sont devenues régulières et ont été un vecteur de communication important et appréciés des intéressés. L’autre école doctorale de l’UPPA est associée à ces manifestations. L’ED poursuit ses actions d’amélioration et a créé ses outils pour améliorer la compréhension des exigences règlementaires liées au doctorat et leur respect. De plus, la démarche qualité a été adaptée à la taille de l’organisme (1,5 ETP 5 dans l’administration personnel support). A partir de 2014, l’ED a formalisé son engagement de tendre vers un « Doctorat idéal » dans son projet 2016-2020 et l’a 5. Equivalent Temps Plein. 46 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°81 • Avril - Mai - Juin 2019

ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR LES OUTILS DE LA QUALITÉ mis en œuvre dès 2016. Son objectif : faire en sorte que les doctorants puissent effectuer une recherche d’excellence dans les meilleures conditions, valoriser le doctorat de l’UPPA et les docteurs de notre ED, aussi bien auprès des milieux socio-économiques qu’à l’international, et mettre en œuvre des dispositions et des outils pour assurer la maîtrise des activités et une dynamique d’amélioration continue au service des bénéficiaires de l’École Doctorale. Q.R. : QUELS ONT ÉTÉ LES RÉSULTATS ? AVEZ-VOUS RENCONTRÉ DES ÉCUEILS DANS CETTE DÉMARCHE ? A.C. : Concernant les résultats issus de l’évaluation interne, ces accompagnements aux respect des procédures, ces suivis assurant/garantissant la maîtrise du projet de thèse (comités de suivis) ont permis à l’École doctorale d’améliorer ses résultats en termes de durée de thèse, passant de 41 mois pour la période de 2005 à 2010 à 39 mois pour la période 2011-2015. Depuis 2015, la durée des thèses se stabilise à 37 mois alors que la moyenne nationale est de 47,3. Les enquêtes de satisfactions réalisées auprès de doctorants, de docteurs et de directeurs de thèses révèlent que plus de 90 % sont satisfaits depuis 2015-2016. Ces évaluations permettent d’améliorer les formations en les assurant en anglais par exemple (48% doctorants étrangers dans ED). En 2015, l’HCERES, organisme succédant à l’AERES, a évalué l’ED sur la base de son bilan et de son projet 2016-2020. Il a livré des conclusions sur l’école « Remplissant de manière remarquable ses fonctions du recrutement à la soutenance en passant par la formation et le suivi de ses doctorants. La mise en place des différentes procédures par la direction actuelle assure le meilleur niveau possible pour toute la partie non scientifique de la thèse. L’adossement scientifique oscille entre bon et excellent avec des laboratoires ayant des activités de premier plan mondial. La politique volontaire de l’Université et son soutien important, associée à la créativité et à la persévérance de la direction de l’ED, contribuent à créer un cadre parfaitement adapté au bon déroulement des thèses. » Nous n’avons pas rencontré d’écueils car les acteurs de l’ED se sont impliqués très vite dans cette démarche, entre autres, au travers de notre organe de gouvernance, le Conseil. Par ailleurs, l’ED a amélioré les documents accessibles à ces acteurs, en les Doctoriales transfrontalières organisés annuellement pour les doctorants de l’UPPA et l’Université du Pays Basque (Bilbao) depuis 2011. ©DR QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°81 • Avril - Mai - Juin 2019 I47